Streaming événementiel : 8 étapes à suivre pour un live sans accroc !

Étape 1 : Établir le cahier des charges de l’événement

 La première chose à faire pour organiser un live streaming pour votre événement consiste à définir le contexte et les objectifs de ce format et de cet événement. Vous devez ainsi répondre à des questions telles que :

Est-ce qu’il s’agit uniquement d’un événement virtuel ou est-ce qu’il s’agit d’un événement hybride ?
À qui s’adresse cet événement ?
Sur quoi va-t-il porter ?
Pourquoi est-il organisé ?

Ensuite, vous devez compléter le cahier des charges de votre événement avec vos besoins spécifiques liés à la diffusion de l’événement en live streaming.

Étape 2 : Évaluer le nombre de participants

Il est nécessaire d’avoir une idée assez claire du nombre de participants au live que vous organisez. En effet, que ce soit pour l’organisation ou le choix de la plateforme de streaming, vous avez besoin d’évaluer le nombre de connexions simultanées à prévoir.

Bien sûr, il s’agit d’une estimation, pas d’un nombre exact de participants.

Étape 3 : Choisir la bonne plateforme pour streamer son événement

Le choix du dispositif technique est très important dans la réussite d’un événement en live streaming. En effet, la plateforme doit aussi permettre la retransmission des vidéos en simultanée en HD, à l’instar de la solution de streaming Eventmaker Live.

De plus, la plateforme de diffusion doit être en capacité de supporter l’ensemble des connexions des participants. Elle doit aussi être facile à prendre en main pour les participants.

Étape 4 : Définir les ressources nécessaires au live streaming

Pour vous assurer autant que possible que tout se passe sans accroc lors de votre événement en live streaming, nous vous conseillons d’anticiper les ressources nécessaires à sa bonne tenue.

Cela comprend notamment :

• un micro pour l’intervenant afin que le son de bonne qualité ;
• un éclairage suffisant afin d’avoir une image claire et nette ;
• un fond, voire un joli décor avec une bibliothèque et des éléments de décoration par exemple ;
• une caméra ou à défaut un ordinateur pouvant supporter le live streaming.

Si vous souhaitez aller encore plus loin et surprendre vos participants, vous pouvez faire appel à des experts qui pourront incruster les speakers dans des fonds en 3D.

Étape 5 : Déterminer la qualité du signal internet du lieu de diffusion

S’il y a bien une chose déterminante pour la réussite de votre streaming événementiel, c’est la qualité du signal internet du lieu de diffusion. Vous ne pouvez pas contrôler la qualité du signal chez les participants, mais vous avez la main pour ce qui est du signal du lieu de diffusion donc ne négligez pas cette étape.

L’idéal est de pouvoir tester le signal internet bien en amont de l’événement en live. Pour cela, vous pouvez utiliser un outil en ligne comme SpeedTest. Notez que pour la diffusion d’un événement en live streaming, vous aurez besoin d’au moins 6 Mbps.

Si le débit internet n’est pas suffisant, vous pouvez opter pour d’autres solutions comme des routeurs 4G ou une double connectivité. D’autre part, du fait de la diffusion simultanée, un décalage de 30 à 45 secondes est possible. Il s’agit du délai de latence normal donc pas d’inquiétude.

N’oubliez pas de tester de nouveau la qualité du signal le jour de l’événement.

Étape 6 : Avoir un plan d’action en cas de bug pendant le live streaming

Malgré tous vos efforts, certains aléas peuvent tout de même survenir lors de la diffusion de votre événement en live streaming. Il est donc essentiel de garder cela en tête et de prévoir une solution de secours.

Par exemple, si la connexion vient à être interrompue, vous pouvez préparer un écran d’information expliquant que vous faites face à un problème technique, mais que le live va reprendre rapidement.

Étape 7 : Accompagner les participants jusqu’au live

Jusqu’ici, nous avons beaucoup parlé des aspects techniques de l’organisation d’un streaming événementiel. Mais l’expérience des participants ne doit pas être négligée.

Tout d’abord, lors de l’inscription des participants, vous pouvez leur adresser un mail comprenant vos recommandations techniques pour le jour de l’événement (choix du navigateur internet, test du son, etc). Cela leur permettra de profiter au mieux des différentes interventions.

De même, essayez autant que possible d’anticiper les problématiques qu’ils pourraient rencontrer le jour J et prévoyez une assistance. Cela peut se traduire par la mise en place d’un chatbot sur la plateforme de streaming, ou une hotline téléphonique ou encore une réponse par WhatsApp.

Étape 8 : Interagir avec l’audience lors de l’événement

La dernière étape, ou point d’attention, pour l’organisation d’une émission en live streaming concerne l’interaction avec l’audience. Ce n’est pas parce que les participants sont à distance, qu’ils ne doivent pas être intégrés à l’événement. Bien au contraire. Il est préférable de les inciter à participer activement. Vous pouvez par exemple les inviter à poser leurs questions dans le chat mis à disposition par la plateforme événementielle.

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Vous connaissez désormais les 8 étapes pour un streaming événementiel sans accroc. Pour faciliter la mise en place de votre live et offrir une expérience utilisateur optimale aux participants, découvrez notre solution de streaming en HD : Eventmaker Live 💫