Créer un programme d’événement efficace

Le programme d’un événement : la clé de votre organisation

 Le programme officiel permet d’avoir une vision globale du déroulement de votre événement (conférence, festival, congrès, etc.). Il doit donc inclure les informations essentielles à sa compréhension, pour permettre aux invités de décider s’il veulent et peuvent participer aux conférences : horaires, intervenants, thématiques abordées, activités prévues… Voici quelques éléments à prendre en compte.

Quel format choisir ?

Notre conseil : optez pour le multi-support.

• Un programme en ligne, à proposer sur le site de l’événement, votre application mobile et à envoyer par email (newsletter, etc.)
• Un format papier (flyer, dépliant) à distribuer
• En affichage numérique sur le lieu de l’événement

Soyez clair et concis

Inutile de donner trop de détails sur votre programme. Allez à l’essentiel et renvoyez à votre site pour plus d’informations : détails des conférences, des tables rondes, des stands, etc.
Soyez clair dans vos intitulés pour créer l’envie et la curiosité.

Misez sur un design corporate

Les informations présentées doivent respecter votre charte graphique. Pensez à faire figurer les éléments clés de votre image de marque :
Le nom de votre entreprise
Votre baseline
Votre logo et ceux de vos partenaires
Le lien vers votre site web ou celui de l’événement
Les icônes de vos réseaux sociaux, etc
Tout cela contribue à faire votre promotion.

Organisez vos sessions en thématiques

Si votre événement propose de nombreuses activités, les organiser par thématiques permettra à vos visiteurs de faire plus facilement leur choix d’événements à suivre et rendra l’ensemble du programme plus cohérent.

5 informations indispensables à mentionner sur votre programme

1. Le nom de votre événement et la thématique

Prêtez particulièrement attention au choix du nom de votre événement : il doit attirer l’attention et susciter l’intérêt, tout en expliquant avec précision en quoi il consiste. Optez pour une thématique claire tout en soulignant l’intérêt de l’intervention.

2. Le format

Avec la création d’événements hybrides à la fois sur le physique et le digital, il est important de préciser le format de chacun des événements de votre programme pour éviter toute déception pour vos visiteurs. Précisez clairement l’emplacement de chaque session, en particulier s’il y a des changements de salle pour les événements physiques.

3. Le lieu

Pour un événement présentiel, veillez à notifier l’adresse postale précise, avec des indications claires pour s’y rendre (transports, etc.). Si le lieu de l’organisation est vaste, pensez à ajouter un plan sur votre programme ou votre application ! Cela facilitera la circulation sur place.

4. La date et les horaires

Outre les heures de début et de fin de l’événement, indiquez les horaires de chaque session pour faciliter l’organisation côté visiteur. Prévoyez également des temps de pauses entre chaque événement pour les participants, qui faciliteront par ailleurs la logistique.

5. Les interventions et les speakers

Présentez les différents intervenants : animateurs, speakers, etc. Si vous le pouvez, ajoutez une ou deux lignes de biographie pour poser le contexte, ainsi que leur photo. Enfin, si l’un de vos partenaires doit prendre la parole, précisez-le. Les cas clients sont très appréciés.

Pourquoi utiliser Eventmaker pour la création de votre programme en ligne ?

Les fonctionnalités d’Eventmaker vous aident à créer un programme attractif et dynamique pour vos événements. Quelles sont les spécificités proposées ?

La création de programmes thématiques

L’organisation par thématique est une fonction utile pour présenter votre offre et construire vos emails et campagnes en fonction de certains thèmes (avec un scoring thématique).

Une vue détaillée pour enrichir votre programme

Cette option a un double avantage : proposer en ligne du contenu supplémentaire à vos visiteurs, mais aussi optimiser le référencement de votre site internet. Vous pouvez également proposer aux speakers d’enrichir eux-mêmes le contenu de leur intervention. Gain de temps assuré !

L’inscription aux sessions en ligne

Si vos sessions proposent un nombre de places limitées, vous pouvez activer en amont l’inscription sur le site pour éviter les mauvaises surprises le jour J.

Un programme personnalisé pour les invités

Sur son espace en ligne, chaque participant inscrit peut se créer un programme sur mesure à l’avance des conférences à suivre et y accéder facilement via l’application le jour J.

Vous avez à présent toutes les clés en main pour créer un programme d’événement efficace ! Prenez le temps de vérifier que tous les éléments essentiels y figurent avant de le diffuser, afin de faire de votre événement un vrai succès auprès des participants.