Comment organiser un webinar ?

Définir les objectifs pour votre webinar

 Créer un webinar sur un coup de tête peut s’avérer contre-productif et décevant pour vous et vos cibles. Il est donc nécessaire de définir clairement les objectifs de cette web-conférence ainsi que le public ciblé.

1/ Quels sont les objectifs visés ?

Les webinaires rendent votre marque plus accessible mais il est nécessaire de savoir dans quel but vous les organisez. Ils peuvent permettre notamment de :

• recruter des prospects de qualité
• fidéliser votre clientèle
• lancer un nouveau produit
• créer ou renforcer l’engagement de votre communauté
• communiquer en interne
• développer l’apprentissage en ligne, etc.

Quels sont vos objectifs pour mettre en place un webinar attractif ?
A vous de vous interroger et de définir vos attentes chiffrées pour mesurer votre ROI une fois qu’il sera terminé.

2/ Identifier clairement votre cible

À quel persona souhaitez-vous vous adresser ? À laquelle de ses problématique souhaitez-vous répondre ? Identifiez précisément votre cible pour lui proposer une thématique claire et attrayante, qui répond à ses besoins et vous garantira une audience qualifiée le jour J.

Soyez à l’écoute de votre communauté : quel type de contenu l’intéresse ? Qu’aimerait-elle savoir sur votre entreprise ou vos produits ? Quels sont ses besoins ? Quels freins rencontrent les clients qui viennent à vous ? Cela vous donnera également des clés pour le choix du format de votre webinaire :

• un format court (20-30 min) idéal quand on sait que la durée de concentration moyenne d’une personne est de 20 minutes environ
• un format long de 45 min avec 15 min de questions/réponses
• un RDV unique ou récurrent
• une série de webinars (conseils études de marché, bonnes pratiques, etc.) concluant par exemple sur la présentation de votre solution, etc.

Sur quelle plateforme organiser un webinar ?

Il existe des plateformes et logiciels pour organiser des webinaires, présentant des fonctionnalités variées. Les outils gratuits sont intéressants pour tester le concept de webinaire, mais présentent des fonctionnalités restreintes : GoToWebinar, WebinarJam, Webikeo,…

À l’inverse, les plateformes payantes proposent un plus large spectre de fonctionnalités, certaines sont mêmes des logiciels tout-en-un (comme Eventmaker). Elles sont très utiles pour une gestion simplifiée avec un suivi qualitatif de vos clients et prospects :

• envoi d’emails d’invitation, de relance et de confirmation
• création rapide d’une page dédiée à votre webinar
• lien de streaming
• chat intégré dans le webinaire
• traduction en direct si besoin
• création automatique d’un replay…

Retrouvez tous nos conseils détaillés pour bien choisir votre plateforme de webinar !

L’organisation d’un webinar en 5 étapes

Quelles sont les étapes indispensables pour bien planifier votre web-conférence ?

1/ Choisir la date de votre webinar

Adaptez-vous à votre audience : la plupart des webinaires sont organisés en semaine, en fin de matinée ou en début d’après-midi. L’idée est d’opter pour un jour et un horaire où vous aurez le plus de participants possible. Évitez les vacances ou les jours fériés !

2/ Créer une page d’inscription dédiée pour votre webinaire

Vous pouvez créer une page pour vos webinaires sur votre site (landing page) ou un minisite, si vous avez des intervenants ou des partenaires prestigieux.

Quelles informations doivent figurer sur la page d’inscription ?

• Tout ce qui concerne la web-conférence : déroulé, thème, intervenants, etc
• Un formulaire à remplir avec leurs données personnelles
• Un bouton call to action (ex : S’inscrire)
• Une page de confirmation

N’oubliez pas de planifier une stratégie d’emailing (confirmation d’inscription, rappel à J-7, J-1, H-1…) pour augmenter le taux de participation.

3/ Assurer la promotion du webinaire

Nous vous conseillons d’annoncer la tenue de votre évènement en ligne quatre semaines avant le webinaire. Sur quels canaux communiquer ?
Votre site web
Votre newsletter
Vos réseaux sociaux (créer des évènements sur Facebook ou Linkedin, si votre cible s’y trouve)
Vous pouvez également prévoir un budget pour de la publicité (google ads, facebook ads, etc.). Pensez à demander à vos intervenants et partenaires de relayer la promotion sur leurs propres réseaux.

4/ Préparer le webinar

Pour être opérationnels le jour J, préparez pour votre webinaire :

• Le déroulé minuté (accueil des participants, présentation des speakers, de la thématique, questions/réponses etc.).
• Assurez-vous d’avoir tous les éléments de contenu nécessaires : présentation, vidéos, visuels, etc.
• Vérifier la technique (son, image, qualité de connexion) et faites des tests avec les intervenants.

Pensez également au décor derrière les speakers (fond vert, kakemono, décor de bureau…).
Enfin, anticipez l’animation du webinar : allez vous proposer un sondage, de l’interaction…

5/ Soigner l’après-webinaire

Après l’évènement, vous pouvez :
Proposer le replay pour (re)voir le webinaire
Envoyer par email la présentation powerpoint si vous l’avez annoncé et en profiter pour donner des informations complémentaires sur votre marque, produit ou solution
N’hésitez pas à ouvrir la discussion avec une question ouverte en fin de mail pour interagir avec les prospects.

Pour organiser votre webinar, vous devrez donc procéder méthodiquement : définir vos objectifs, votre cible, choisir votre plateforme, le bon timing, créer une page d’inscription, le promouvoir… Vous constaterez rapidement que le webinar s’impose comme un moyen de communiquer efficacement auprès d’un large public ciblé.