4 étapes pour organiser une assemblée générale pour son association

1 – Quand et comment organiser votre assemblée générale ?

 Posez-vous plusieurs questions avant de vous lancer dans l’organisation de votre assemblée générale ordinaire :

À quelle fréquence proposer des assemblées générales ?

Toute association loi 1901 est dans l’obligation de tenir au moins une fois par an une assemblée générale. C’est là que sont prises les décisions pour le quotidien de l’association. La date et le lieu sont généralement fixés dans les statuts de l’association (le plus souvent en septembre, décembre ou mars).

Pourquoi l’organisez-vous ?

Généralement, une assemblée générale ordinaire sert à :

• Statuer sur certaines décisions ou problématiques que rencontrent l’association ;
• S’occuper de la gestion courante de la structure ;
• Élire un bureau (président, secrétaire, trésorier, etc.) ;
• Décider d’une stratégie et des actions à mener durant l’année ;
• Informer tous les membres d’une association sur les grands projets à venir.

En cas de problème urgent, une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à tout moment.

Qui se charge de l’organiser ?

Consultez les statuts de la structure pour voir si ce rôle est précisé. Il s’agit généralement du président de l’association, d’un membre du bureau ou du conseil d’administration. Un effort collégial est également tout à fait envisageable.

Qui doit être présent ?

L’ensemble des membres du bureau doivent idéalement être présents lors de l’assemblée générale. Les adhérents de votre association peuvent aussi tous participer à cette réunion, sauf si vos statuts mentionnent des restrictions particulières. La présence d’un commissaire aux comptes peut être requise en fonction de la taille de votre association, de la nature de ses activités et de ses ressources (ex : elle reçoit des dons ou subventions de plus de 153 000€).

2 – Rédiger la convocation à l’assemblée générale

Dès lors que vous avez réglé l’organisation pratique de l’AG (choix de la date et du lieu), prévenez vos adhérents. Quelles sont les modalités de convocation pour vos assemblées générales associatives ?

Il est important d’établir des règles

Les conditions de convocation sont généralement précisées dans les statuts de l’association. Elles concernent notamment :

• Les délais de convocation : comptez habituellement entre 15 jours et un mois avant l’AG pour que vos adhérents puissent s’organiser ;
• Les modalités de convocation : de la simple annonce sur le site internet de l’association, d’une publication dans un média ou de l’envoi par mail ou par courrier postal (lettre simple ou recommandée), etc. tout doit être acté préalablement.

Quel doit être le contenu de la convocation ?

Elle doit impérativement comporter :

• Le nom de l’association ;
• Le lieu, la date et l’heure de l’Assemblée générale ;
• L’ordre du jour ;
• La personne responsable de l’organisation de la réunion ;
• Le nom et la signature de la personne à l’origine de la convocation.

Joignez aussi les documents dont il sera question le jour J (devis, budget, rapport annuel, choix de prestataires, etc.) pour que vos membres aient le temps de les examiner.

3 – Programmer l’animation de l’assemblée générale

Pour assurer le bon déroulement de votre assemblée générale, nous vous recommandons de prendre en compte dans votre planning :

Un temps d’accueil avec signature de la fiche de présence ;
L’intervention du président pour présenter l’ordre du jour et les résolutions ;
Un temps de questions/réponses ;
La phase de vote à main levée ou par bulletin secret : prévoyez une urne ou tout autre matériel utile.

Notre conseil : pour atteindre le quorum sur des questions sensibles, n’hésitez pas à proposer avant la réunion aux membres qui ne pourront pas être présents de confier une procuration de vote à un autre membre ou de voter par correspondance.

N’oubliez pas également de désigner une personne en charge de la rédaction du procès-verbal de l’AG, qui sera ensuite envoyé à tous les membres de votre association.

4 – S’organiser le jour de l’AG de votre association

Pour que l’assemblée générale ordinaire de votre association se passe bien, voici quelques conseils pratiques pour le jour J :

• Organisez la salle pour que la circulation soit fluide et logique (arrivée, signature de la fiche de présence). Faites en sorte que la disposition des participants facilite les discussions ;
• Assignez une personne à l’accueil des membres pour plus de convivialité ;
• Enfin, pourquoi ne pas prévoir un buffet, même léger, pour marquer la fin de l’AG et réunir tous les membres autour d’un moment de partage ?

Choisir Eventmaker pour l’organisation de votre assemblée générale

Eventmaker vous aide à gérer vos événements plus simplement. Pour organiser votre assemblée générale en toute quiétude, nous vous proposons :

• Une solution de check-in (online / sur place) élégante et innovante ;
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• Des animations interactives pour améliorer l’expérience de vos adhérents.