5 étapes pour réussir votre convention d’entreprise

Fixer ses objectifs

 Tout d’abord, il vous faudra définir vos objectifs ! Quels sont-ils ? Plusieurs motivations à l’organisation d’une convention peuvent être mises en avant :
Renforcer la cohésion entre vos équipes
Interagir avec vos collaborateurs
Renseigner sur le bilan/les résultats de l’année
Échanger autour de votre stratégie
Etc.

Il est primordial d’identifier le message que vous voulez faire passer et quels sont les destinataires de celui-ci. Selon vos objectifs, il sera bon de s’interroger si cet événement réunira tout ou partie de vos équipes et collaborateurs.

Identifier ses participants

Comme énoncé précédemment, la liste d’invités dépendra de vos objectifs pour votre convention. Tous les services sont-ils concernés ? Du service marketing, à celui de la communication ou encore celui des commerciaux, l’organisation d’un tel événement dépendra de vos intentions et attentes. Une fois cette liste établie, ne tardez pas à envoyer vos invitations ! Ne lésinez pas sur la communication, montrez que vous comptez sur la participation de vos invités !

Établir un budget

Une fois les objectifs et les effectifs fixés, réfléchissez au budget ! L’événement doit évidemment être en cohérence avec le budget qui y sera alloué et vice versa. La programmation dépendra de vos capacités et ambitions en termes de financement. Une convention d’entreprise étant un événement rare dans l’année, un budget assez conséquent est à prévoir.

Définir une programmation

L’événement aura-t-il lieu sur un ou plusieurs jours ? Quelles animations, activités, ateliers seront les plus propices pour répondre à vos objectifs ? Tout autant d’interrogations qui serviront à définir les meilleures prestations afin de servir au mieux vos attentes. Par exemple, des ateliers team building permettent de travailler la cohésion et l’entente entre les participants tandis qu’un cycle de conférences ou présentations est propice à la diffusion d’un message, d’une stratégie ou encore d’un bilan.

Rappelez-vous que ces journées doivent permettre de mobiliser et stimuler vos équipes ! L’idée étant de passer également un moment convivial entre collègues, l’organisation de soirées ne saurait que renforcer la bonne entente et la cohésion entre ceux-ci.

Le choix de la date est crucial. Une convention organisée en début d’année ou en milieu/fin n’aura évidemment pas le même impact ainsi que les mêmes enjeux. Un événement en début d’année aura davantage pour objectif de faire se rencontrer vos équipes et d’instaurer une dynamique de confiance au sein de celles-ci tandis qu’un événement organisé au printemps participera à établir un bilan de l’année écoulée et permettra de (re)mobiliser vos participants pour l’avenir.

Également, évitez d’organiser une convention d’entreprise lors d’une période de forte activité ! Fatigue et stress ne seront pas de bons alliés.

Réserver l’espace approprié

Une fois le budget bien établi, identifiez le lieu le plus propice en fonction du nombre de participants et des prestations prévues. Envisager un cadre dépaysant est une réelle plus-value à la mobilisation de votre personnel. De quel espace avez-vous besoin ? Quels équipements ? Prévoyez-vous des activités en extérieur ? Tout ceci devra être anticipé en fonction de votre programmation ainsi que de vos effectifs.

L’organisation d’une convention d’entreprise est un événement important qu’il ne faut pas négliger. Réussie, elle vous apportera de nombreux bénéfices. Sa mise en place requiert une flexibilité dans le choix du format, différentes fonctionnalités mais surtout un accompagnement. Nous vous conseillons donc vivement une plateforme “all-in-one” !