Comment réussir l’organisation d’un congrès ?

Elaborer le cahier des charges de votre congrès

Meeting, congrès national ou séminaire, l’organisation d’un tel événement peut nécessiter des mois de préparation. Vous entourer d’autres personnes peut être un vrai plus pour gagner en efficacité, mais aussi avoir de nouvelles idées.

C’est pourquoi, la mise en place d’un comité d’organisation pour votre congrès est recommandée. Toutefois, que vous soyez seul pour tout organiser ou que vous ayez un comité derrière vous, élaborer un cahier des charges reste nécessaire.

Quoi ?
Avant tout chose, vous devez savoir autour de quelle thématique va tourner votre prochain congrès. L’intitulé de l’événement doit donner envie aux personnes de faire le déplacement. Par conséquent, la thématique choisie doit être d’actualité, adopter un angle nouveau et/ou répondre à un véritable besoin de votre public cible.

Qui ?
Pour réussir votre congrès, vous devez vous assurer de cibler les bonnes personnes par rapport à votre objectif. Une fois votre public défini, vous allez pouvoir déterminer le nombre de participants.

Pourquoi ?
L’organisation de ce congrès a forcément une raison d’être. Il est important de la garder en tête et de se fixer un objectif précis. Quel est le message que vous souhaitez faire passer en organisant cet événement ?

Comment ?
Il s’agit ici de savoir quel est le budget alloué à cet événement. Vous allez également lister les moyens nécessaires pour la tenue du congrès.

Où ?
Le choix du lieu est un point très important. Il doit correspondre à l’image que votre entreprise ou votre organisation souhaite renvoyer. Il doit également avoir la capacité suffisante pour accueillir l’ensemble des participants, et pouvoir s’adapter à la programmation. Enfin, veillez également à ce que le lieu soit facilement accessible, notamment par les transports en commun.

Quand ?
Vous pouvez désormais sortir votre calendrier pour fixer la date de l’événement. Dans l’idéal, vérifiez qu’aucun autre congrès auquel votre public pourrait être invité ne se tient au même moment. Veillez aussi à éviter les jours fériés et les périodes de vacances scolaires.

Définir la programmation pendant le congrès

Une fois le cahier des charges établit, il convient d’organiser la programmation du congrès qui peut se dérouler sur plusieurs jours.

Qui sont les intervenants à contacter ? Pour quel type de prestation ou d’activité ?

Il faut également définir le temps de parole accordé à chacun et établir un planning. N’oubliez pas les temps de repos entre les différentes interventions. Cette période de latence permet également de compenser un éventuel retard sur l’emploi du temps.

Mettre en place un des process d’accueil des participants

L’accueil des participants au congrès est un point à ne pas négliger. Et cela commence dès la réservation de leur place.

En effet, l’inscription à un congrès peut parfois être complexe, car il faut également organiser le déplacement et l’hébergement éventuel. Pensez donc à donner toutes les informations nécessaires dès la réservation !

En outre, le jour J, il est important d’organiser le checkin des participants. Par exemple, un accueil VIP peut être prévu.

Communiquer autour de l’événement

Il est essentiel de prévoir une campagne de communication autour de votre congrès. À défaut, le nombre de participants risque d’être décevant.

Site internet, réseaux sociaux, e-mailing, envoi de cartons d’invitation, les canaux de communication à votre disposition sont nombreux. Utilisez-les !

Vous pouvez faire preuve de créativité pour attirer l’attention de votre public cible. Par exemple, la personnalisation de votre message est toujours appréciée.

Les petits plus pour réussir l’organisation d’un congrès

Pour faire de votre congrès un événement réellement réussi, vous pouvez aussi :

• organiser l’hébergement surtout si l’évènement se déroule sur plusieurs jours ;
• prévoir des navettes pour assurer la liaison avec la gare ou l’aéroport ;
• réserver des places de stationnement ;
• proposer un repas ou un buffet préparé par un traiteur ;
• choisir les bons équipements pour chaque prestataire en leur demandant en amont ce dont ils ont besoin ;
• rassurer sur les mesures de sécurité mises en place.

Enfin, gardez à l’esprit qu’il y a toujours des aléas quand on organise un congrès. Prévoir des solutions de rechange ou du matériel en plus n’est jamais un excès de zèle !

…

Vous savez désormais comment réussir l’organisation d’un congrès. Pour s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue, nous vous conseillons également de créer un questionnaire satisfaction. Les remarques des participants vous aideront certainement à organiser votre prochain congrès et à encore mieux le réussir.