6 conseils pour envoyer un mail d’invitation à un événement

 À qui adresser un mail d’invitation à vos événements ?

La première étape est de déterminer votre ou vos cibles en fonction des objectifs que vous vous êtes fixés. Pourquoi organisez-vous votre événement professionnel : valoriser votre expérience, communiquer, présenter une nouveauté, vendre, etc. ? À qui s’adresse-t-il ?

Pour promouvoir efficacement votre événement, l’objectif est donc d’inviter les bonnes personnes en segmentant votre base mail pour assurer un taux de participation optimal.

Les 8 informations à ne pas oublier dans le mail d’invitation

Quels sont les éléments clés de l’événement à mentionner dans le texte de votre mail d’invitation ?

• La date et l’heure ;
• Le lieu : précisez si l’événement se passe en virtuel ou en présentiel, et si tel est le cas, indiquez comment s’y rendre ;
• Le programme : présentez les points forts de l’événement tout en mettant le lien vers le programme détaillé en ligne ou vers votre appli ;
• Les intervenants : nommer vos speakers, éventuellement en ajoutant leur photo et une courte bio ;
• Vos coordonnées : veillez à préciser un email de contact, un numéro de téléphone, un lien vers votre site ou vos réseaux sociaux, etc ;
• Le lien vers une landing page ou un site web dédié à l’événement ;
• Le lien vers le formulaire d’inscription où l’invité renseignera ses informations (certains champs peuvent être pré-remplis automatiquement) ;
• Enfin, pensez à intégrer dans votre email d’invitation un lien vers un agenda en ligne (type Google calendar) pour que vos invités ajoutent l’événement à leur calendrier.

3. Mettre en avant la plus-value de vos événements

Pour attirer un maximum d’invités à votre événement professionnel, mettez bien en avant dans votre email d’invitation les avantages à y participer :

• Que vont-ils apprendre ou découvrir ?
• Si vous avez un invité de renom, mentionnez-le ;
• Faites du teasing pour attiser la curiosité de vos cibles et leur donner envie de ne pas rater cet événement !

4. Optimiser l’objet des mails d’invitations

Nous recevons des centaines d’emails chaque jour. Il est donc capital de vous démarquer pour accrocher vos invités. Pour être efficace, l’objet de votre mail d’invitation doit :

• Présenter l’information la plus importante au début de l’objet (conférence, astuces, date limite d’inscription, etc.) ;
• Comporter 50 caractères maximum ;
• Être personnalisé, clair et lisible.

Vos objets seront plus visibles dans les boites de réception de vos invités s’ils contiennent un emoji. À vous de définir si l’utilisation d’un symbole est en adéquation avec votre marque.

Autre point d’attention, il peut être tentant d’utiliser certains mots-clés qui attireront l’oeil de vos destinataires. Cependant nous vous déconseillons d’utiliser des termes perçus comme des « spam words » par certains fournisseurs de services emails, par exemple :

• Le champ lexical de l’argent : « promotion », « soldes », « gratuit », « cadeau », « rabais », « offre »…
• Le vocabulaire de l’arnaque : le plus souvent il s’agira de l’utilisation de superlatifs du type « incroyable », « meilleur »…
• Les termes marketing : « email marketing », « marketing »…

Si vous voulez éviter de tomber dans les spam, il faudra être vigilant sur le choix des mots utilisés dans votre objet car cela aura un impact sur la délivrabilité de vos messages.

Enfin, vous pouvez aussi personnaliser l’expéditeur du mail en choisissant le prénom d’un des membres de votre entreprise. L’humanisation garantit généralement un meilleur taux d’ouverture et, in fine, un taux d’inscription à vos événements plus conséquent.

5. Inviter le lecteur à s’engager

Le but de vos invitations : pousser les participants à s’inscrire à votre événement.

Pour ce faire, vous devez créer un call-to-action (CTA) efficace dans le texte de votre email. Côté design, le bouton doit être coloré et ressortir par rapport aux autres contenus. Il est conseillé d’utiliser un verbe d’action qui sera plus engageant : « Je m’inscris », « Je réserve ma place », etc. Enfin, choisissez la place la plus stratégique pour votre CTA, après la description de votre offre ou votre programme par exemple.

Si votre invitation est un peu longue, n’hésitez pas à ajouter un nouveau call-to-action. L’idéal serait qu’un CTA soit toujours visible sur l’écran, malgré le scroll.

6. Soigner l’esthétisme des invitations à vos événements

Un contenu attrayant est beaucoup plus engageant et incitera davantage vos prospects à s’inscrire à votre événement dès la réception de l’invitation.

N’hésitez pas à varier les formats d’emailing en ajoutant, en plus de votre texte, par exemple :

• Une vidéo teasing de présentation de votre événement ;
• Des avis et des témoignages de clients ou de participants à une édition précédente ;
• Des statistiques en exergue ;
• Des citations percutantes de speakers, etc.

…

L’emailing marketing est idéal pour communiquer efficacement auprès de vos prospects. Vous avez à présent toutes les clés en main pour envoyer des invitations bien construites, engageantes et qui attirent un maximum d’invités à vos événements.

Vous prévoyez d’organiser des webinars ? Voici nos conseils pour réaliser vos emails d’invitations à vos webinars.