Jeux Olympiques de Paris 2024 : réussir votre événement dans l’événement

le 19/07/2024  5 minutes de lecture

I. Comment mettre en place une stratégie d’inscription adaptée ? 

1. Sélection de la cible

La première étape cruciale pour la réussite de votre événement est la sélection de votre cible. Dans le cadre des Jeux Olympiques de Paris 2024, il est essentiel d’identifier les segments de participants qui correspondent le mieux à vos objectifs. Pour ce faire, il est important de :

• Définir vos objectifs : clarifiez ce que vous souhaitez accomplir avec votre événement. Est-ce pour accroître la notoriété de votre marque, générer des leads, établir des partenariats ou vendre des produits ?
• Analyser votre audience existante : utilisez les données de vos événements passés pour comprendre qui a participé et pourquoi. Cela vous aidera à affiner votre ciblage.
• Segmenter votre marché : divisez votre audience potentielle en segments basés sur des critères tels que la démographie, les intérêts, le comportement d’achat et la localisation. Par exemple, si vous ciblez des amateurs de sports spécifiques, utilisez les informations collectées lors de l’inscription pour personnaliser les invitations.
• Créer des personas détaillés : élaborez des profils types de participants idéaux en détaillant leurs caractéristiques, motivations et besoins. Cela vous aidera à adapter votre message et vos offres pour mieux répondre à leurs attentes.
• Prioriser les cibles stratégiques : si votre événement est exclusif, assurez-vous de n’inviter que les participants qui apporteront une réelle valeur ajoutée à votre entreprise. Cela peut inclure des clients potentiels de grande valeur, des partenaires stratégiques ou des influenceurs du secteur.

Astuce : sur la base de votre ciblage, établissez des critères d’inscription clairs et précis. Cela peut inclure des champs spécifiques dans le formulaire d’inscription, des exigences de qualification ou des processus de validation.

2. Augmentez votre visibilité  

Dans le contexte effervescent des Jeux Olympiques de Paris 2024, il peut être extrêmement difficile de se démarquer et d’attirer l’attention des participants, car de nombreuses entreprises et marques concurrentes cherchent également à tirer parti de cet événement de renommée mondiale. Par conséquent, il est impératif de concevoir une stratégie de visibilité qui vous permettra de sortir du lot. Cela peut inclure des actions marketing créatives, des activités de promotion spécifiques, des collaborations stratégiques et des éléments d’expérience uniques pour les participants. 

3. Gérez efficacement vos inscriptions 

La gestion des inscriptions et des accréditations est un autre défi majeur. Lorsque des milliers de participants sont attendus, garantir un processus d’inscription fluide et efficace peut devenir un véritable casse-tête. Les organisateurs doivent mettre en place des systèmes d’inscription en ligne intuitifs, des mécanismes de vérification d’identité, des badges personnalisés, et pouvoir gérer les changements de dernière minute. Une gestion inefficace des inscriptions peut entraîner des problèmes de sécurité et de gros retards dans l’organisation le jour-J. 

La gestion centralisée des inscriptions est un atout majeur d’Eventmaker. Elle vous offre un contrôle total sur qui participe à chaque événement, simplifiant le processus et maximisant l’efficacité. La plateforme vous permet notamment de: 

• Créer des formulaires efficaces en quelques clics pour maximiser les taux d’inscription.

• Personnaliser les invitations et de les envoyer sans forcément passer par l’envoi d’une campagne d’e-mailing.  

• Suivre en temps réel les quotas d’inscriptions à vos événements. 

• Fixer des limites pour contrôler le nombre d’inscrits.  

• Limiter l’inscription seulement aux participants autorisés et attendus.

4. Collecte de données stratégiques 

Chaque nouvelle inscription crée une opportunité précieuse de collecter de la donnée stratégique. Les informations collectées peuvent inclure les préférences des participants, les informations de contact, les domaines d’intérêt et bien plus encore. Ces données peuvent être utilisées pour personnaliser davantage l’expérience des participants et pour orienter les efforts de marketing et de suivi après l’événement. Voici comment vous pouvez exploiter ces données efficacement :

• Personnalisation de l’expérience : utilisez les informations sur les préférences des participants pour leur offrir une expérience sur mesure. Par exemple, si un participant indique un intérêt particulier pour les sports de raquettes, vous pouvez lui proposer de participer à des événements en lien avec le tennis ou le badminton, maximisant ainsi sa satisfaction et son engagement.

• Segmentation pour le marketing : les données recueillies permettent de segmenter votre audience de manière précise et de créer des campagnes marketing ciblées. Vous pouvez envoyer des communications personnalisées à chaque segment, augmentant ainsi la pertinence et l’efficacité de vos messages.

• Suivi et analyse post-événement : après l’événement, analysez les données pour comprendre le comportement des participants, les sessions les plus populaires, les taux de participation et d’engagement. Ces insights vous aideront à améliorer les futurs événements et à mesurer le retour sur investissement de vos efforts.

• Optimisation des actions futures : les données collectées vous offrent un aperçu précieux des attentes et des besoins de vos participants. Utilisez ces informations pour ajuster vos stratégies et vos offres lors de vos prochains événements, assurant une amélioration continue.

• Intégration avec le CRM : intégrez les données collectées dans votre logiciel de gestion de la relation client (CRM) pour un suivi complet et une meilleure gestion des relations à long terme. Cela permet de garder une trace des interactions et de personnaliser les communications futures.

• Respect des normes RGPD : assurez-vous que toutes les données collectées sont traitées en conformité avec les réglementations sur la protection des données, telles que le RGPD. Informez les participants de la manière dont leurs données seront utilisées et obtenez leur consentement explicite.

II. Comment engager plus et mieux vos participants ?   

L’optimisation de la participation et de l’engagement est une priorité majeure pour les organisateurs. La réussite de votre initiative dépend en grande partie de la manière dont vous parvenez à attirer, impliquer et satisfaire vos participants. Pour ce faire, plusieurs aspects doivent être pris en compte.

1. Compétition pour l’attention

Lorsqu’un événement, tel que les Jeux Olympiques de Paris 2024, rassemble de nombreux événements en parallèle, la concurrence pour l’attention des participants est forcément intense. Il est donc essentiel de concevoir des expériences captivantes et mémorables qui se distingueront de la multitude d’autres options.

Cela peut inclure des éléments tels que des activations innovantes, des activités interactives pour placer l’humain au coeur de l’événement, des conférences inspirantes avec des intervenants de renom, des expériences insolites et immersive… L’objectif est de susciter l’intérêt et de donner envie aux participants de s’impliquer activement en personnalisant l’événement. Cela notamment grâce et en fonction des informations collectées avec les formulaires d’inscription. Si, par exemple, il est indiqué une préférence pour les sports de raquettes, vous savez alors qu’il est dans votre intérêt de faire assister ce participant à un match de tennis plutôt qu’à un match de foot.

2. Interactions significatives 

Les interactions significatives sont au cœur de l’engagement des participants. Vous devez créer des opportunités pour que les participants interagissent avec votre entreprise, vos produits, vos services ou encore les autres participants. Cela peut prendre la forme de sessions de networking, de discussions en groupe, de démonstrations de produits, de séances de questions-réponses ou d’ateliers interactifs. L’objectif est de favoriser les échanges, les conversations et la création de relations. 

Eventmaker met l’accent sur une gestion optimale de la donnée pour garantir que les bonnes rencontres aient lieu pendant l’événement. De plus, notre fonctionnalité de matchmaking vous permet de proposer des rencontres avec d’autres participants en fonction de leurs intérêts communs. Ces rencontres planifiées encouragent les participants à venir et à interagir avec d’autres. Cette maximisation des interactions augmente la probabilité de participation des inscrits, minimisant ainsi le no show et contribuant à l’atteinte des objectifs de l’événement.

3. Communication proactive  

Il est essentiel de maintenir une communication proactive avec les participants. La communication avant, pendant et après l’événement revêt une importance cruciale pour maintenir l’engagement des participants. Les organisateurs d’événements dans l’événement doivent élaborer une stratégie de communication soigneusement planifiée pour créer une expérience pré-événement engageante et maintenir l’interaction pendant l’événement lui-même.  

Cette stratégie peut inclure : 

• Des campagnes d’e-mails personnalisées pour informer les participants,  

• Des posts et mises à jour régulières sur les réseaux sociaux pour susciter l’interêt et créer de l’effervescence autour de l’événement,  

• La diffusion d’informations essentielles telles que les horaires et les plans pour garantir la préparation des participants 

• L’utilisation de canaux de communication multiples et en temps réel pendant l’événement : applications mobiles dédiées et outils de messagerie instantanée, permettant aux participants de rester connectés et de poser des questions en direct.  

Une communication proactive et engageante avant, pendant et après l’événement créée une expérience positive et renforce la participation des participants. 

Les outils de communication avancés offerts par Eventmaker vous permettent d’envoyer facilement des rappels et des informations pertinentes aux participants, en fonction de leurs préférences et de leur profil. Vous avez la possibilité d’adresser des messages ciblés à chacune de vos audiences. Vous pouvez ainsi créer des campagnes dédiées à l’inscription de vos cibles et d’autres visant à maximiser la participation de vos inscrits le jour J. La première plateforme d’Event Automation vous permet donc de pouvoir maintenir un engagement continu avec vos participants, avant, pendant et après l’événement.

4. Animation de communauté annuelle

Si votre entreprise organise régulièrement des événements dans l’événement, l’animation de la communauté tout au long de l’année revêt une importance capitale. Il s’agit de maintenir un engagement continu entre les événements. Cela peut passer par l’organisation de webinars, la création de groupes de discussion, des mises à jour exclusives, des opportunités de réseautage, et bien plus encore. Une communauté engagée renforce la notoriété de la marque et la fidélisation des participants d’une année à l’autre. Conçu pour vous aider à améliorer la performance de vos événements, engager plus et mieux vos participants, et gagner en productivité, Engage by Eventmaker vous propose de nombreuses ressources utiles ainsi que des cas concrets. 

S’assurer que les participants sont en contact avec les équipes de l’entreprise est un défi complexe. Il est essentiel de créer des opportunités pour que les participants interagissent de manière significative avec les représentants de l’entreprise. Cela peut inclure la mise en place d’espaces de networking, de sessions de discussion, de présentations interactives et d’autres activités qui favorisent les échanges. La coordination des équipes pour garantir une expérience enrichissante pour les participants, est une tâche ardue. 

III. Comment évaluer l’efficacité de votre événement ?  

1. Utilisation de KPIs pour mesurer l’impact 

La rentabilité de votre investissement est un critère clé de réussite. Vous devez vous assurer que votre participation aux JOP 2024 se traduise par des résultats tangibles. Cela peut inclure une augmentation de la notoriété de la marque, des partenariats commerciaux, des ventes de produits ou de services, des leads qualifiés ou d’autres objectifs spécifiques à votre entreprise. La mesure de ces résultats est essentielle pour évaluer le succès de votre événement dans l’événement. 

Voici les KPI les plus couramment utilisés pour évaluer l’impact d’un événement : 

• Taux de participation : le pourcentage de participants inscrits par rapport à l’audience cible.

• Taux de conversion : mesurer le nombre de participants qui sont devenus clients ou partenaires à la suite de l’événement.

• NPS (Net Promoter Score) : évaluer la satisfaction des participants et leur propension à recommander votre entreprise.

• ROI (Return on Investment) : calculer le retour sur investissement, en mettant en rapport les coûts engagés avec les avantages obtenus.

• Engagement sur les médias sociaux : suivre les mentions, les partages et les interactions sur les médias sociaux pour mesurer la portée de votre événement. 

Si votre objectif est de générer des ventes, des partenariats ou des leads, la collecte de données vous permet de suivre ces conversions et de mesurer le retour sur investissement de manière précise. En combinant données déclaratives et données comportementales (ouverture des emails, inscription à une session, visite de vos sites événementiels, participation aux conférences, venues ou encore rendez-vous réalisés lors de vos événements…), Eventmaker vous offre un aperçu complet des performances de vos événements, dans le respect des normes RGPD. Vous accédez, en temps réel, aux KPI de vos événements tout en filtrant les métriques clés, en fonction de critères spécifiques. Toutes les données collectées peuvent ensuite être intégrées dans votre logiciel de CRM. 

2. Communication post-événement 

Une communication efficace après l’événement est cruciale pour maintenir l’engagement des participants. Elle peut inclure des remerciements, des récapitulatifs de l’événement, des contenus exclusifs, des informations pertinentes ou encore l’envoi d’un questionnaire de satisfaction. La communication post-événement permet de renforcer les liens créés lors des JO 2024 et d’entretenir des relations durables.

Si vous disposez d’un outil de marketing automation, vous pouvez créer une séquence post-event pour recueillir les commentaires des participants via le Net Promoter Score (NPS), partager des photos mémorables de l’événement, et générer des tâches automatiques dans votre CRM pour vos commerciaux. Cela leur permettra de rappeler vos prospects ou clients, de donner suite à votre événement et de maximiser les leds et opportunités commerciales.

3. Évaluation et amélioration continue

L’évaluation de l’efficacité de votre action lors des JOP 2024 et des événements associés, doit être un processus continu. Vous pouvez mesurer l’impact de votre événement en analysant les données de participation, les retours des participants et d’autres indicateurs clés. Analysez les données des KPIs, sollicitez les retours des participants et identifiez les domaines à améliorer. Cette démarche vous permet d’optimiser chaque nouvelle édition de votre événement et de renforcer constamment son impact.

L’organisation d’événements dans l’événement lors des JO 2024 peut être une réussite, à condition de relever les défis avec ingéniosité et d’utiliser les bonnes solutions. Eventmaker est là pour vous accompagner en vous aidant à créer des expériences mémorables, à renforcer votre image de marque, à maximiser votre notoriété et à collecter des données essentielles pour évaluer votre succès.