Le guide pour organiser une conférence en 15 étapes

Etape 1 : Définir l’objectif de la conférence

Avant de commencer, définissez clairement l’objectif de votre conférence. Voulez-vous présenter de nouvelles tendances de votre secteur, renforcer la communication interne de l’entreprise, ou encourager le networking ?
Le but influencera le choix des intervenants, du format et de la communication autour de l’événement. Cet objectif est essentiel pour la gestion efficace du colloque ou de la conférence.

Étape 2 : Choisir un thème pertinent

Le choix du thème de la conférence dépend de différents éléments :

• le public cible
• votre domaine d’activité
• l’objectif de la conférence

Le thème de la conférence doit répondre à un enjeu ou à une problématique spécifique de votre public cible. Un bon thème engagera vos participants, qu’il s’agisse de sujets techniques, professionnels, ou plus généralistes comme les tendances émergentes dans votre secteur.
Par exemple, une conférence sur le développement durable ou sur l’intelligence artificielle ne parlera pas au même public qu’une conférence sur la qualité de vie au travail. De plus, il doit être clair et compréhensible par tous.

C’est l’occasion d’utiliser vos personas si vous en avez. Concentrez-vous sur les problèmes ou « pain » de vos invités et vous ne ferez jamais fausse route.

Étape 3 : S’entourer d’une équipe compétente et de confiance

L’organisation d’un événement de cette envergure nécessite un travail d’équipe. En fonction de l’ampleur, des personnes en charge de la logistique, des intervenants, et de la communication doivent être impliquées. Une équipe bien formée assurera une gestion fluide et évitera les erreurs le jour J.

De plus, veillez à bien choisir vos conférenciers et intervenants pour garantir la meilleure expérience à vos invités. Ils sont en grande partie les garants du succès de votre conférence.

Enfin, en fonction du niveau de complexité de votre conférence ou bien du nombre d’invités, il pourrait être avantageux pour vous de faire appel à une plateforme de gestion événementielle. Ces plateformes vous permettent de gérer dans un même endroit vos invités, inscrits et venus, vos actions de communication et éventuelles campagnes email, de créer des formulaires d’inscription pour maximiser le nombre d’inscrits. Elles vous permettent également d’avoir accès à des fonctionnalités ou outils poussées pour maximiser l’engagement de vos publics comme la création d’une application mobile, ou un site internet dédié.

Vous souhaitez en savoir plus ? Demandez dès maintenant votre démo personnalisée de notre plateforme de gestion événementielle !

Étape 4 : Fixer le budget

La question du budget est souvent épineuse quand il s’agit d’organiser une conférence.

Soit votre direction vous a attribué une enveloppe à respecter, et dans ce cas vos choix seront conditionnés par ce budget. Soit vous n’avez pas de budget alloué précis, et vous allez devoir chiffrer l’ensemble du projet pour faire valider le budget.

Dans tous les cas, il est important de prendre en compte tous les frais liés à l’organisation de l’événement :

• le choix du lieu
• les outils nécessaires à la mise en place de l’événement (comme une plateforme d’Event Management)
• l’éventuelle rémunération des conférenciers et intervenants
• le traiteur ou service qui pourra être réaliser avant ou après votre conférence
• les éventuels goodies et petits cadeaux mis à disposition de vos invités
• Si vous organisez une conférence hybride ou en ligne, des coûts supplémentaires peuvent être impliqués dans la captation de votre conférence (studio, caméras…).

Étape 5 : Choisir le format de la conférence

Pour l’organisation d’une conférence, trois formats sont à votre disposition :

• la conférence en présentiel, c’est-à-dire le format classique où tous les participants se rendent sur les lieux ;
• la conférence en ligne qui permet aux participants de se connecter où qu’ils se trouvent ;
• le format hybride qui mixe le présentiel et le digital. Vous pouvez alors prévoir la diffusion en ligne des interventions en temps réel ou prévoir des formats exclusivement en ligne ou en présentiel au cours de journées de conférences.

Pour une conférence professionnelle permettant de diffuser une information auprès de personnes localisées partout en France ou dans le monde, le format hybride permettra à tous d’accéder à l’information et d’élargir l’audience tout en offrant une expérience de qualité en présentiel ou en ligne. De nombreux outils se sont développés pour permettre d’assurer une expérience en ligne engageante et interactive.

Chez Eventmaker, notre expérience des événements nous montre que le format présentiel reste globalement le plus plébiscité pour l’organisation de conférence. Il faudra donc veiller à offrir une expérience sur place suffisamment satisfaisante à vos invités.

Lorsque vous choisissez le format, pensez également à déterminer le temps de parole de chacun des intervenants et l’interactivité souhaitée avec le public.

Étape 6 : Fixer une date

Le choix de la date est important pour s’assurer de la présence d’un maximum de participants à la conférence.

Préférez une date hors vacances scolaires, et qui n’entre pas en conflit avec d’autres événements majeurs dans votre secteur.

Planifiez l’organisation de votre conférence professionnelle suffisamment en amont pour que les participants puissent s’inscrire et se préparer. En fonction de la taille de votre conférence et du nombre d’invités, nous vous recommandons idéalement d’annoncez l’événement au moins 3 à 6 mois à l’avance.

Étape 7 : Réservez le lieu ou choisir les outils

En fonction du format retenu, vous aurez soit besoin d’un lieu, soit d’une plateforme pour héberger la conférence.

Le choix du lieu est crucial pour une conférence en présentiel. Des plateformes peuvent vous permettre de faciliter votre recherche de lieux comme Kactus, Office Riders ou Loc’Hall.

Le critère principal pour faire votre choix doit être la capacité à accueillir tous les participants. De plus, le lieu ou la plateforme doit disposer de tous les outils nécessaires pour la tenue de l’événement.

Pour une conférence en ligne, assurez-vous que la plateforme de diffusion offre des fonctionnalités robustes, telles que la possibilité d’interagir avec les participants (sondages, réactions, chat en ligne) et de diffuser des présentations en direct. Notre plateforme de conférence en ligne Eventmaker permet même de générer des traductions en direct.

Étape 8 : Sélectionner les intervenants

Les intervenants jouent un rôle central dans le succès de votre conférence.

Contactez des experts ou des figures influentes dans votre domaine pour renforcer la crédibilité de votre événement, et présentez-leur le projet, la thématique, ainsi que la date et le format. Prévoyez une liste de personnes à contacter plus longue que nécessaire au cas où vous devriez faire face à des refus ou à des annulations.

Une agence de conférenciers peut vous aider à trouver des professionnels adaptés à vos besoins, mais nous vous recommandons de faire appel à des experts du secteur ! Demandez-vous qui vous souhaiteriez voir prendre la parole lors de votre événement et si cette personne est bien alignée avec votre positionnement et vos objectifs.

Étape 9 : Élaborer un ordre du jour

Désormais, vous êtes en mesure d’établir l’ordre du jour, c’est-à-dire le déroulé de la conférence heure par heure, et jour par jour le cas échéant. L’ordre du jour structuré de votre événement aidera les participants à mieux se préparer. Prévoyez des moments de pauses, de networking, et des sessions interactives pour maintenir l’attention et l’engagement. Là encore varier les formats permettra de dynamiser votre événement.

Ce planning va être votre fil rouge le jour de l’événement.

Étape 10 : Anticiper et gérer la logistique

Assurez-vous que tous les équipements nécessaires (son, lumière, matériel audiovisuel) sont présents et fonctionnels, que vos conférenciers disposent des éventuelles présentations dans les temps, ainsi que des informations pratiques. Il faut également dans certains cas organiser la restauration, et éventuellement l’hébergement et le stationnement des véhicules.

Pour une conférence hybride, vérifiez les connexions internet et la configuration des outils digitaux en amont. Vous pouvez prévoir une démonstration de l’utilisation de la plateforme avant le jour J pour faciliter la prise en main de l’outil.

Nous vous recommandons de créer un document de conducteur logistique avec les horaires d’arrivée, de livraison, de début et de fin d’intervention, mais aussi les parties prenantes avec leurs coordonnées et détails importants.

Étape 11 : Communiquer sur votre conférence

Invitations par mail, réseaux sociaux, site internet, sont autant de moyens utiles pour faire la promotion de votre conférence et attirer les participants. Utilisez tous les canaux préférés de vos cibles mais aussi éventuellement la presse du secteur.

Il est alors nécessaire de préciser la thématique, la date, l’heure, et le format. Vous pouvez également donner un aperçu du programme et citer les intervenants surtout s’il y a des experts reconnus de votre secteur d’activité.

Ne négligez pas non plus la communication interne si l’événement est également destiné à vos équipes.

Étape 12 : Ouvrir et gérer les inscriptions

Les inscriptions se font-elles en ligne ? Par retour de mail ? Via un formulaire ? Prévoyez un processus d’inscription simple et efficace pour maximiser la participation, par exemple en utilisant un email d’invitation avec un simple bouton. Ensuite prévoyez un formulaire court pour éviter l’abandon.

Envoyez des invitations personnalisées et assurez-vous d’envoyer des rappels à l’approche de la conférence pour optimiser la présence des participants. 

> Retrouvez nos conseils pour maximiser la conversion sur vos formulaires d’inscription

Étape 13 : Le jour J

Le jour de l’événement, vous êtes le maître d’orchestre. Assurez-vous que tous les participants sont bien accueillis et informés et n’hésitez pas à faire un briefing d’équipe avant l’ouverture en leur partageant les objectifs et rôles de chacun.

Si des problèmes techniques surviennent, soyez réactif et ayez un plan de secours prêt.

Étape 14 : Analyser les retours après l’événement

Après la conférence, il est essentiel de recueillir des avis et retours pour améliorer vos futures conférences. Envoyez un questionnaire de satisfaction aux participants pour évaluer les points positifs et les axes d’amélioration. Réfléchissez également à la manière dont l’événement a contribué à atteindre les objectifs fixés au départ.

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Étape 15 : Assurer une communication post-événement

La communication ne se termine pas une fois la conférence achevée. Au contraire, elle constitue une étape clé pour maintenir l’engagement des participants et maximiser l’impact de votre événement. Après la conférence, il est essentiel de partager un récapitulatif des points forts, des présentations des intervenants, et des moments marquants à travers des emails de remerciement ou des publications sur les réseaux sociaux.

Vous pouvez créer un contenu post-événement tel que des articles de blog, des vidéos, ou des webinaires récapitulatifs pour prolonger l’interaction avec votre public.

Cela permet non seulement de renforcer l’image de votre entreprise ou de votre organisation, mais aussi de favoriser un sentiment de communauté autour de l’événement. C’est aussi un excellent moyen de maintenir le contact avec les participants, de préparer de nouveaux événements ou de capitaliser sur le succès de votre conférence pour développer des collaborations futures.

Enfin, si l’événement a généré des leads ou de nouvelles opportunités pour votre entreprise, une communication post-événement bien structurée peut maximiser ces opportunités commerciales en entretenant la relation avec les prospects et partenaires intéressés.

> Retrouvez tous nos conseils pour réussir votre communication post-conférence dans notre guide !

Ce guide vous fournira les bases pour organiser une conférence réussie, que ce soit un colloque professionnel, un événement pour votre entreprise, ou une conférence plus informelle. Le suivi de chaque étape, accompagné de bonnes pratiques en termes de gestion, de communication et de logistique, vous aidera à répondre aux attentes des participants et à offrir une expérience mémorable.

Assurez-vous de rester à l’affût des tendances du secteur, car les attentes des participants évoluent constamment. Pour cela, n’hésitez pas à consulter des experts ou à faire appel à des agences spécialisées dans l’organisation de conférences pour optimiser vos événements à venir.