Comment favoriser les rencontres entre les participants de votre événement ?

4 astuces pour créer les conditions d’un networking efficace sur votre événement

 Lors d’un événement, il n’est pas toujours évident de rencontrer les bons interlocuteurs. Or le networking est la clé pour développer son réseau de professionnels, créer de nouveaux contacts, trouver des clients ou encore rencontrer les bons influenceurs. Comment aider vos visiteurs et exposants à réseauter ? Nous partageons avec vous dans cet article 4 astuces pour favoriser les rencontres entre participants lors d’un événement et booster leur réseau.

1# Faites matcher les profils

De quoi s’agit-il ? En tant qu’organisateur de l’événement, vous connaissez parfaitement vos participants, car vous recevez toutes les informations les concernant lors de leur inscription. Pourquoi ne pas jouer l’entremetteur (professionnel, bien entendu !) avec du matchmaking, pour aider les inscrits à renforcer leur réseau et créer ainsi les meilleures opportunités de rencontre pour chacun ? Que ce soit des visiteurs, des exposants, des influenceurs ou des conférenciers, faites matcher les profils pour créer des rencontres qualifiées en fonction de leurs centres d’intérêt et de leurs objectifs.

2# Créez un bon système de messagerie interne

De plus en plus de marques créent un site web ou une plateforme dédiée à leur événement. Si c’est votre choix, pensez à proposer aux participants une messagerie pour prendre contact les uns avec les autres en amont de votre événement professionnel. Cette option est une excellente occasion de débuter le réseautage en ligne, avant de se rencontrer en face-à-face et permet de briser la glace plus facilement. Certains préfèrent en effet envoyer un message écrit en chat privé plutôt que de se présenter directement à une personne inconnue IRL. Le jour J, la messagerie instantanée les aidera également à se retrouver facilement sur l’événement, avant même l’échange de cartes de visite ou de contacts professionnels. Permettre des conversations en temps réel est important pour multiplier les interactions entre participants.

3# Organisez en amont les rendez-vous entre vos participants

Lors d’un événement, il est rare de réussir à rencontrer toutes les relations professionnelles que l’on désirait voir. Soit parce que l’occasion de les croiser ne s’est pas présentée, soit parce que la personne était occupée à ce moment-là. La solution la plus simple est d’organiser avant l’événement un planning de rencontre et de fixer directement des RDV pour entamer la conversation. Pourquoi ne pas planifier des rendez-vous et/ou chats :
– en face-à-face présentiel,
– via une application dédiée, en 1 to 1 ou en groupe,
– ou une visioconférence en direct ou à voir en replay, si votre événement se passe en ligne.
Un outil de prise de RDV fait gagner du temps à tout le monde et permet d’éviter le stress ou les déconvenues le jour J. Proposer aux visiteurs de réserver des créneaux de rencontre avec les intervenants de leur choix est un vrai plus, notamment pour les dispositifs 100% digitaux.

4# Utilisez une application de networking

Miser sur une application permet de créer de l’engagement en amont de votre événement et favoriser les business meeting.
Cette app peut être un bon moyen :

• D’identifier à partir des profils des inscrits les contenus pertinents et qualifiés à proposer à votre communauté en amont ou pendant l’événement (promotion d’exposants ou des conférences, fiches détaillées, promotion autour des moments clés de la journée, etc.).
• D’attirer des intervenants potentiels, recruter du lead ou de nouveaux exposants.
• D’aider les professionnels à réseauter avant et pendant le jour J.
• De créer de l’engagement et de la conversation avant même le début de l’événement en variant les formats (écrit, vidéo ou audio).

Créer une application de networking ou carrément une plateforme est une bonne idée pour promouvoir et gérer votre événement de A à Z !

5# Le ROI, le KPI ultime pour mesurer le succès de votre événement ?

Le ROI ou retour sur investissement est certainement le premier KPI auquel on pense pour mesurer le succès d’un événement. Cela s’explique par le fait qu’il traduit la concrétisation du résultat attendu lors de l’organisation de l’événement, à savoir la génération de revenus pour l’entreprise. Il permet de mesurer la rentabilité de l’événement en mettant en rapport les dépenses engagées et les revenus générés.

Le calcul du ROI : Total des revenus générés par l’événement / Total des dépenses réalisées pour l’organisation et la tenue de l’événement X 100

…

Suivre les KPI pour mesurer le succès de votre événement est donc essentiel. Les indicateurs clé à analyser dépendent des objectifs fixés au préalable et doivent être étudiés avec soin. Il est important de savoir recouper les informations pour faire le lien entre les différents KPI et traduire les chiffres en faits, puis en décisions pour les prochains événements. C’est pourquoi l’accès à des rapports statistiques précis mis à jour en temps réel est si précieux. Ils vous permettent d’être réactifs et d’ajuster votre stratégie pour atteindre vos objectifs.