Pourquoi organiser un événement
hybride ?

Cependant, le confinement, la mise en place de jauges et autres restrictions liées à cette crise, ont de façon évidente joué un rôle d’accélérateur. Pour être plus exact, le curseur s’est déplacé pour inclure davantage de digital au sein des événements. Une question demeure : Pourquoi organiser un événement hybride ? Tous les événements doivent-ils devenir hybrides pour répondre aux attentes du marché ? Quels sont les avantages et les bonnes pratiques pour mettre en place un événement hybride ? On vous explique.

Événement hybride : avantages et inconvénients

Organiser un événement hybride présente de nombreux avantages. Cependant, en tant qu’organisateur, certains points doivent attirer votre attention afin que cet événement soit réussi pour tous les participants.

Les avantages de l’hybridation

Dès lors que l’événement hybride permet de mêler les avantages du présentiel et du digital, il offre de nombreuses possibilités aux organisateurs, mais aussi aux participants.

1. L’inclusion
Ce format permet de lever certains blocages ou contraintes rencontrées par les personnes qui souhaitent s’inscrire. Elles peuvent accéder au contenu sans avoir à se déplacer. C’est à la fois un gain de temps pour elles, et une simplification en termes d’organisation : plus besoin de prévoir de temps de trajet, de réserver le transport et l’hôtel, d’assister à l’événement à un instant T (replay potentiellement disponible) etc.

2. La notoriété
L’hybridation des événements est une opportunité d’aller encore plus loin dans l’expérience des participants. Vous permettez à vos participants de choisir le format qui leur convient le mieux. Et en permettant un accès non seulement physique mais aussi digital à votre événement, vous en augmentez significativement sa portée et donc sa notoriété (car accessible à un plus grand nombre).

3. L’aspect écologique
Le public étant de plus en plus sensible à la protection de l’environnement, la limitation des trajets, notamment en avion, peut être un formidable argument en faveur de l’événement hybride. En effet, il est désormais possible d’éviter un trajet aller-retour dans la journée, simplement pour assister à un événement. L’empreinte carbone ne sera pas nulle, mais limitée.

4. L’aspect économique
En ce qui concerne les coûts, les sponsors, ou exposants lors de salons, s’avèrent souvent plus généreux puisque la portée de l’événement est beaucoup plus importante. Les retombées pour eux sont donc potentiellement améliorées.

5. L’expérience apportée à vos participants
Même si les rencontres en physique sont toujours très importantes, organiser des événements hybrides permet de proposer à vos participants des expériences supplémentaires et donc de les engager davantage. En tant qu’organisateur, cela vous permet également de réduire le taux de no-show.

6. L’engagement de votre communauté
Enfin, autre avantage non négligeable de l’événement hybride : l’engagement 365. Le contenu digital est disponible sur la plateforme pendant l’événement, mais le lien entre les participants et entre les participants et les organisateurs peut perdurer tout au long de l’année. Vous avez l’occasion de fédérer une véritable communauté autour de votre événement grâce à la diffusion de contenus à la demande, la mise en relation entre vos participants, l’envoi de questionnaires, etc.

Les points d’attention quand on organise un événement hybride

Si penser sa stratégie événementielle de façon hybride possède de nombreux avantages, il faut cependant prendre en considération certains éléments pour pouvoir en profiter pleinement. Nous pensons notamment à :

• La maîtrise du budget : s’il y a deux formats, le budget ne doit lui pas être doublé.
• L’expérience des participants : s’assurer que l’expérience des participants en ligne soit autant engageante que celle des participants en physique et vice versa.
• Les rythmes différents des participants en présentiel et à distance : s’assurer que l’expérience soit la plus fluide possible entre physique et digitale et que la stratégie soit vue dans sa globalité et non séparément.

5 bonnes pratiques à adopter pour organiser un événement hybride

Pour que votre événement hybride soit une réussite, voici 5 bonnes pratiques à adopter :

1. Pensez votre stratégie en incluant les deux formats
Ce n’est pas parce que l’événement organisé mêle présentiel et digital qu’il ne faut pas appliquer les principes fondamentaux de l’organisation d’événements.
Vous devez définir clairement vos objectifs afin d’en déduire vos besoins (messages à partager auprès de la cible, partenaires, choix des intervenants, nombre de participants, budget, etc.). Il est également nécessaire d’avoir une réflexion sur les points de contact entre les deux canaux. Votre principal enjeu sera de concevoir votre événement de manière à engager tout l’écosystème.

2. Créez des contenus pertinents pour tous les publics
Les personnes qui assistent à l’événement en présentiel n’ont pas besoin des mêmes contenus que celles qui utilisent la plateforme digitale. Il faut donc prévoir la création de contenus adaptés pour chaque type de participants. Par exemple, la retransmission en vidéo en direct puis en replay des interventions sera nécessaire pour les participants à distance. Pour les personnes présentes, il faudra davantage prévoir la possibilité de poser des questions donc un micro ou prévoir l’affichage du planning de la journée et un plan d’accès.

D’autre part, il est important de s’adapter aux besoins spécifiques de certains participants. On pense notamment aux personnes ne parlant pas la langue pratiquée pendant l’événement. En choisissant une plateforme qui propose du multi linguistique, vous pourrez ainsi inviter des personnes partout dans le monde sans craindre la barrière de la langue.

3. Optimisez l’expérience participant via l’interactivité
L’interaction avec le public est certainement l’enjeu majeur des événements hybrides. Il faut parvenir à garder l’attention de tous les participants, même ceux à distance qui peuvent être plus facilement distraits. Pour cela, n’hésitez pas à prévoir des sondages, des quiz, des chats, des nuages de mots ou des moments de networking pour préserver le dynamisme de l’événement.

Astuce : permettre à tous les participants d’interagir sur le contenu qui leur est proposé via un seul et même outil. Par exemple, dans le cadre d’une présentation, le chat peut être visible pour tous les participants (sur place et à distance) et ceux-ci peuvent poser leurs questions dessus.

4. Mesurez la performance de votre événement pour adapter votre stratégie
Si le bon déroulement d’un événement est nécessaire, il est également important d’en mesurer ses retombées. Vous devez identifier ce qui a fonctionné mais également les axes d’amélioration afin d’optimiser vos prochains événements. Avec un format hybride, vous disposez de nombreuses sources de données : formulaires d’inscription, checkin (sur site et en ligne), temps de visionnage de sessions, connexion à l’application mobile, etc.

5. Choisissez une plateforme adaptée
Pour terminer sur les bonnes pratiques à adopter pour organiser un événement hybride, sachez qu’il est essentiel de bien choisir votre outil. Il est primordial de choisir une plateforme qui permette de faire facilement le lien entre le présentiel et le distanciel, et qui offre la possibilité aux participants d’échanger avant, pendant et après l’événement. Une plateforme de gestion all-in-one vous permet de gagner du temps, mais aussi d’offrir une expérience incomparable à tous les participants.

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Vous avez désormais un aperçu de ce que comprend l’organisation d’un événement hybride : il bénéficie des avantages du présentiel comme les rencontres face à face, et les avantages du distanciel tels que la retransmission des contenus et l’animation d’une communauté tout au long de l’année. Les différents confinements nous ayant définitivement prouvé que le contact humain était lui aussi primordial.