Pourquoi et comment engager mes participants sur mes événements ?

le 23/07/2024  7 minutes de lecture

I. Pourquoi l’engagement des participants est crucial ?  

A. Impact sur l’expérience des participants

Satisfaction accrue.  

Les participants engagés sont plus susceptibles de profiter pleinement de l’événement. En étant activement impliqués, ils se sentent plus connectés au contenu et aux autres participants, ce qui enrichit leur expérience globale. Cette satisfaction accrue les motive non seulement à recommander l’événement à d’autres, mais aussi à y participer à nouveau à l’avenir. 

Participation active.  

Un public engagé ne se contente pas de consommer passivement l’information, mais contribue activement aux discussions, ateliers et autres activités. Cette participation active enrichit l’événement en apportant de nouvelles perspectives et en favorisant des échanges dynamiques. Les interactions entre les participants et les intervenants deviennent plus significatifs et bénéfiques pour tous. 

B. Bénéfices pour les organisateurs 

Feedback constructif.  

Des participants engagés sont plus disposés à fournir des retours détaillés et constructifs. Ces retours sont essentiels pour les organisateurs, car ils permettent d’identifier les points forts et les aspects à améliorer pour les futurs événements. Un feedback de qualité est une ressource précieuse pour l’optimisation continue des événements. 

Fidélisation.  

Les participants satisfaits et engagés sont plus enclins à revenir pour de futurs événements. Cette fidélisation est cruciale pour construire une communauté stable et enthousiaste autour de vos événements. En maintenant un haut niveau d’engagement, les organisateurs peuvent développer une base de participants réguliers, facilitant ainsi la planification et la promotion des futurs événements. 

C. Répercussions sur le succès de l’événement 

Bouche-à-oreille positif.  

Un bon engagement des participants peut générer une publicité gratuite et efficace. Les recommandations personnelles et les avis positifs partagés par des participants satisfaits attirent de nouveaux participants et renforcent la réputation de l’événement. Le bouche-à-oreille est souvent plus influent que les campagnes de marketing traditionnelles. 

 Augmentation du ROI.  

Un engagement élevé des participants peut considérablement augmenter la rentabilité de l’événement. Non seulement les participants engagés sont plus susceptibles d’acheter des billets et des produits connexes, mais ils contribuent également à créer une atmosphère dynamique et attrayante qui attire des sponsors et des partenaires. En optimisant l’engagement, les organisateurs peuvent maximiser le retour sur investissement de leurs événements.

II. Engager ses participants avant l’événement.     

A. Communication efficace

Utilisation des réseaux sociaux.  

Les réseaux sociaux sont des outils puissants pour créer du buzz et de l’anticipation autour de votre événement. En lançant des campagnes ciblées, en partageant des mises à jour régulières via des annonces ou des posts et en encourageant les conversations en ligne, vous pouvez captiver l’attention de votre public potentiel bien avant le jour J. Les hashtags dédiés, les concours et les collaborations avec des influenceurs peuvent également amplifier votre portée et susciter l’intérêt. 

Emails personnalisés.  

Les emails restent un moyen direct et efficace pour communiquer avec vos participants. Envoyez des invitations personnalisées pour montrer à vos invités qu’ils sont importants. Les rappels réguliers contenant des informations pertinentes, comme des mises à jour sur le programme ou des offres spéciales, peuvent maintenir leur intérêt et leur engagement jusqu’à l’événement. 

B. Contenu attrayant 

Teasers et avant-goûts.  

Publier des aperçus du programme, des conférenciers et des activités prévues peut attiser la curiosité de vos futurs participants. Les vidéos teasers, les interviews des intervenants, et les articles de blog sur les sujets qui seront abordés aident à créer une anticipation positive et à maintenir l’intérêt. 

Contenu interactif.  

Utiliser des sondages, des questionnaires et des questions ouvertes avant l’événement permet d’impliquer les participants et de les faire sentir investis. Demander leur avis sur certains aspects de l’événement ou sur des sujets qu’ils aimeraient voir abordés peut non seulement augmenter leur intérêt, mais aussi fournir des insights précieux pour les organisateurs.

C. Faciliter la préparation des participants 

Informations claires et accessibles.  

Fournir toutes les informations nécessaires à l’avance est essentiel pour réduire l’anxiété et les incertitudes des participants. Assurez-vous que les horaires, les lieux, les biographies des intervenants, et les détails logistiques sont facilement accessibles sur votre site web et dans vos communications. 

Plateformes d’inscription et de gestion des billets.  

L’utilisation d’une plateforme d’Event Automation comme Eventmaker vous permet à la fois de faciliter l’inscription des participants, gérer les billets électroniques et envoyer des rappels automatiques. La gestion de votre événement devient ainsi plus fluide et l’engagement de vos participants est maximisé. 

Outils de planification.  

Proposer des applications ou des plateformes dédiées pour aider les participants à planifier leur expérience peut grandement améliorer leur engagement. Ces outils peuvent inclure des fonctionnalités comme la création d’un agenda personnalisé, des notifications en temps réel, et des cartes interactives des lieux. En facilitant la logistique, vous permettez aux participants de se concentrer sur le contenu de l’événement et de maximiser leur expérience. 

III. Engager ses participants pendant l’événement.   

A. Interactions en direct  

Sessions de questions-réponses.  

Encourager les participants à poser des questions et à interagir directement avec les conférenciers est essentiel pour maintenir un haut niveau d’engagement. Ces sessions permettent aux participants de clarifier leurs doutes, d’approfondir leur compréhension et de se sentir plus connectés aux experts. Prévoir des moments dédiés pour ces échanges durant les présentations ou à la fin de chaque session est une bonne pratique. 

Sondages en temps réel.  

Utiliser des outils comme les sondages en temps réel permet de recueillir instantanément l’avis des participants sur divers aspects de l’événement. Ces sondages peuvent être intégrés dans les sessions pour évaluer l’intérêt sur un sujet particulier, obtenir des réactions immédiates ou simplement pour dynamiser l’audience. Les résultats peuvent être partagés en direct, ce qui ajoute une couche interactive et engageante.

B. Activités interactives  

Ateliers et groupes de discussion.  

Organiser des ateliers participatifs et des groupes de discussion permet aux participants de s’impliquer activement dans le contenu de l’événement. Ces sessions offrent un cadre pour l’échange d’idées, le réseautage et l’apprentissage collaboratif. En impliquant les participants de manière pratique et collaborative, vous favorisez une immersion plus profonde et un engagement durable. 

Jeux et concours.  

Intégrer des éléments ludiques comme des jeux et des concours peut considérablement dynamiser l’événement. Les participants peuvent être invités à participer à des défis, des quiz ou des compétitions avec des récompenses à la clé. Ces activités rendent l’expérience plus divertissante et mémorable, tout en stimulant la participation et l’interaction entre les participants.

C. Utilisation de la technologie  

Applications et notifications en direct.  

Proposer une application dédiée à l’événement, comme l’application mobile Keep Track d’Eventmaker, par exemple, peut grandement faciliter l’interaction et la navigation des participants. Ces applications peuvent inclure des fonctionnalités comme l’accès au programme, des notifications en temps réel, des cartes interactives, et des outils de réseautage. En centralisant toutes les informations et fonctionnalités dans une seule application, vous simplifiez l’expérience utilisateur et encouragez une participation plus active. 

Réseaux sociaux.  

Encourager l’utilisation de hashtags spécifiques sur les réseaux sociaux permet de créer une communauté en ligne autour de l’événement. Les participants peuvent partager leurs expériences, photos et commentaires, ce qui amplifie la portée de l’événement et renforce l’engagement. Les organisateurs peuvent interagir en temps réel avec les participants via ces plateformes, créant ainsi un sentiment de connexion et de dynamisme. 

En mettant en œuvre ces stratégies, vous pouvez transformer vos événements en expériences interactives et engageantes, assurant ainsi une participation active et une satisfaction accrue des participants. 

IV. Maintenir l’engagement après l’événement.    

A. Suivi personnalisé   

Emails de remerciement.  

Après l’événement, envoyez des messages personnalisés à tous les participants pour les remercier de leur présence. Ces emails doivent être sincères et refléter votre appréciation pour leur participation. Un simple « merci » peut renforcer le sentiment d’appartenance et encourager les participants à revenir à vos futurs événements. Incluez des détails spécifiques qui montrent que vous avez pris en compte leur présence et leurs contributions. 

Questionnaires de satisfaction.  

Pour comprendre ce qui a fonctionné et ce qui peut être amélioré, recueillez des feedbacks détaillés via des sondages de satisfaction. Posez des questions sur différents aspects de l’événement, comme l’organisation, le contenu, les intervenants, et les services. Calculez votre NPS (Net Promoter Score) utilisez ces retours pour apporter des améliorations concrètes à vos futurs événements et montrez aux participants que leur avis est valorisé et pris en compte. 

B. Continuité de l’interaction  

Contenus supplémentaires.  

Partagez l’enregistrements des sessions, des comptes-rendus et d’autres ressources pertinentes comme des livres blancs, avec les participants. Ces contenus supplémentaires permettent aux participants de revoir les moments clés de l’événement et d’approfondir les sujets abordés. Cela prolonge l’expérience de l’événement et maintient l’intérêt des participants au-delà de sa durée. 

Engager sa communauté en ligne.  

Créez votre club clients, des groupes sur les réseaux sociaux ou des forums dédiés pour continuer les discussions entamées pendant l’événement à travers de nombreux échanges. Ces communautés en ligne offrent un espace où les participants peuvent échanger, poser des questions, et partager des idées. Une interaction continue aide à renforcer les liens entre les participants et à maintenir un niveau élevé d’engagement tout au long de l’année. 

C. Préparer ses futurs événements.  

Teasing.  

Utilisez l’engagement actuel pour promouvoir vos futurs événements. Partagez des teasers et des annonces exclusives pour créer une anticipation et maintenir l’intérêt. Des teasers bien conçus peuvent susciter l’excitation et garder votre public fidèle en haleine pour ce qui est à venir. 

Invitation anticipée.  

Offrez des inscriptions anticipées ou des offres spéciales aux participants actuels pour vos futurs événements. Cette stratégie récompense non seulement leur fidélité, mais encourage également une participation continue. En leur donnant un accès prioritaire ou des avantages exclusifs, vous renforcez leur engagement et leur attachement à vos événements. 

En mettant en œuvre ces stratégies, vous pouvez assurer que l’engagement des participants ne s’arrête pas à la fin de l’événement, mais continue de croître, renforçant ainsi la communauté autour de vos initiatives et préparant le terrain pour des événements futurs encore plus réussis.  

Pour aller plus loin, n’hésitez pas à télécharger notre livre blanc « Quatre principes pour favoriser l’engagement sur ses événements ».