Données événementielles et reporting : découvrez les incontournables !

Pourquoi il est important de collecter des données lors de votre événement

S’intéresser de près aux données de votre événement vous permet de savoir :

• Si vos objectifs sont atteints en fonction de la visibilité, la notoriété ou du chiffre d’affaires attendus
• Combien de personnes étaient présentes, ainsi que leur répartition par sexe, âge, CSP, etc.
• Le ROI généré par l’événement
• Ce qu’en pense votre communauté (avis, commentaires, publications sur les réseaux sociaux, etc.)
  S’il est pertinent d’organiser le même type d’événement dans le futur

Analyser les datas permet de déterminer les axes d’amélioration et de mieux comprendre ce que votre communauté attend de vous. Optimiser l’expérience des participants est essentiel : 85 % des professionnels de l’événementiel affirment qu’avoir accès aux données d’engagement de ses participants est primordial pour connaître la réussite de son événement (source : BizBash).

Big data : quelles données événementielles récupérer à tout prix ?

Pour vraiment comprendre vos données et créer des rapports perspicaces, vous devez d’abord savoir quelles KPI mesurer en fonction de vos objectifs. Quelles données clients analyser, comment les rassembler tout au long du cycle de votre événement ?

En amont de l’événement

Profitez de cette phase pour pivoter votre stratégie et anticiper les potentiels incidents. Les inscriptions sont en baisse ? Nous vous conseillons un email de relance ! Un intervenant a annulé sa présence ? Ajustez le programme !

• Vérifiez le taux d’ouverture de vos emailings ainsi que le taux de clic vers le formulaire d’inscription
• Envisagez d’élargir votre base de données et d’inviter davantage de personnes en provenance de régions ou ayant des fonctions qui ont abouti à des résultats jusqu’à présent
• Combien de visiteurs uniques ont consulté votre site et quelles rubriques ? (y compris les zones dirigées par des sponsors)
• Utilisez Google Analytics pour analyser les data de fréquentation de votre site : cela vous permettra de comprendre qui s’inscrit, à quelle heure, par quel biais et d’ajuster votre stratégie au fur et à mesure du cycle de vie de votre événement
• Quelles conversations ont vos inscrits entre eux ? Jetez un œil à vos réseaux sociaux, à l’application dédiée à l’événement (si elle prévoit un espace conversationnel) et inspirez-vous des sujets qui émergent le plus pour proposer du contenu pertinent qui captera l’attention de vos participants le jour J

Pendant et après l’événement

En fonction de vos objectifs, sélectionnez les indicateurs qui peuvent vous aider à mesurer l’efficacité de votre événement.
Voici quelques exemples :

• Le ROI : c’est l’un des KPI les plus importants puisqu’il permet de mesurer la rentabilité de l’événement (dépenses engagées versus revenus générés)
• Le taux de participation : le pourcentage d’inscrits qui ont effectivement assisté à l’événement
• Le temps moyen passé à l’événement : combien de temps les participants sont restés ? Quel est le taux de participation aux différentes sessions, conférences ou tables rondes ?
• Le taux d’engagement : le nombre de personnes ayant manifesté leur intérêt, posé des questions, cliqué sur des URL ou laissé des commentaires durant l’événement
• Le nombre de connexions (networking) et de rendez-vous pris lors de l’événement
• Le NPS (Event Net Promoter Score) qui permet de déterminer le degré de satisfaction des participants vis-à-vis d’un événement et la probabilité qu’ils en parlent autour d’eux ou y assistent à nouveau

Que doit contenir votre reporting événementiel ?

La data vous aide à prendre des décisions éclairées pour améliorer votre stratégie marketing et optimiser votre événement durant tout son cycle de vie. À la fin de l’événement, il est conseillé de produire un rapport afin d’examiner attentivement toutes ces données.

Ce rapport est généralement destiné à l’interne, mais certains chiffres peuvent aussi être utilisés pour rédiger un communiqué de presse, animer vos réseaux sociaux et mettre en avant le succès de l’opération. Votre reporting doit permettre de répondre aux questions suivantes :

• Vos objectifs ont-ils été atteints ?
• Le budget a-t-il été respecté ?
• Qu’est-ce qui a très bien marché et doit être reproduit ?
• Quels sont les axes d’amélioration pour les prochains événements ?
• Quel a été l’impact des différents intervenants et partenaires ?
• Les résultats de participation et d’engagement sont-ils satisfaisants ?
• Combien de nouveaux prospects et leads qualifiés avez-vous capté ?

…

Enfin, nous vous conseillons de créer un template de reporting qui soit le plus cohérent, efficace et compréhensible possible. Vous pourrez ainsi l’utiliser pour vos prochains événements et le fournir à vos sponsors si besoin.

En tant qu’organisateur, simplifiez-vous la vie en récoltant des données tout au long de vos événements : optimisation des inscriptions, pilotage de la préparation, amélioration de l’expérience participants, mesure de la réussite… Autant de raisons d’intégrer la data à stratégie événementielle !