Comment réussir la communication autour de votre salon professionnel ?

le 4/12/2024  10 minutes de lecture

Cependant, face à la multitude de salons professionnels et à la saturation des supports de communication, comment faire en sorte que votre événement se distingue ? Cet article vous propose des conseils pratiques, des idées et inspirations et un exemple concret pour vous aider à mieux gérer la communication autour de votre salon.

1. Définir une stratégie de communication claire

Une stratégie de communication bien structurée est la pierre angulaire de la réussite de votre salon professionnel. Elle permet de cibler les bons publics, de maximiser l’impact de votre événement et de garantir un retour sur investissement optimal.

Les fondamentaux avant de réaliser le plan marketing de votre salon

• Segmentation des publics et rappel des personas : identifiez les différents publics cibles (visiteurs, exposants, médias, partenaires) pour pouvoir adapter vos messages à leurs attentes et besoins par la suite. Par exemple, les visiteurs cherchent avant tout des informations sur les produits et services, tandis que les exposants veulent surtout maximiser leur présence salon.
  Dans le même objectif de personnalisation des messages, vous pouvez affiner la segmentation de votre base en fonction d’autres critères comme le secteur d’activité ou le degrés de connaissance de votre salon (visiteur habitué ou inscrits qui ne s’est jamais rendu sur le salon)…
• Fixer des objectifs précis et quantifiés : définissez ce que vous souhaitez accomplir avec votre communication salon. Par exemple, attirer plus de visiteurs sur les stands, améliorer la notoriété de votre événement, ou renforcer les relations avec les exposants. Plus vos objectifs seront clairs, mieux vos actions seront orientées. Nous vous conseillons d’utiliser la méthode SMART pour les définir et de vous baser sur les résultats des précédentes éditions ainsi que ceux des salons concurrents du même secteur.
• Choisir les bons canaux et supports de communication : utilisez une combinaison de canaux adaptés à votre public cible et à vos objectifs.
  • Emailing pour informer et convertir ;
  • Réseaux sociaux pour engager et interagir ;
  • Presse spécialisée pour asseoir votre crédibilité ;
  • Partenariats avec des influenceurs, des associations professionnelles ou même des CCI pour étendre votre portée et assoir votre légitimité ;
  • Affichage publicitaire pour maximiser votre visibilité locale.
• Si ce n’est pas encore fait, c’est le moment de vous renseigner sur les budgets à disposition pour le plan marketing et communication de votre salon. Cela aura un impact fort sur les actions à mener, et notamment sur la partie achats publicitaires.

2. Créer du contenu percutant et engageant

Vous allez avoir besoin de créer du contenu pour faire la promotion de votre salon, notamment sur votre site internet. Le SEO étant le plus souvent le 1er canal d’origine des visiteurs, ne négligez pas la création de contenus.

L’importance du storytelling

Le storytelling est un outil puissant pour capter l’attention et créer un lien émotionnel avec votre public. Racontez l’histoire de votre salon professionnel sur votre site internet : son évolution, son rôle dans l’industrie, les nouveautés proposées et les témoignages des participants précédents. Pourquoi a-t-il été créé ? Quels sont ses temps forts ? Mettez en avant l’impact positif qu’il a sur l’industrie et sur les entreprises participantes.

Quelques exemples de contenus pour votre salon

• Vidéo teaser : Créez une courte vidéo mettant en avant les moments forts de l’édition précédente, les témoignages des exposants ou des visiteurs, ou encore des avant-premières des produits et services qui seront présentés.
• Contenus pour vos exposants : mettez à leur disposition des templates d’email d’invitation, des plans de commnication simplifiés, retroplanning, des kit de communication… Tout ce qui pourrait leur permettre de communiquer auprès de leurs publics leurs présence sur votre salon.
• Contenus téléchargeables : préparez des guides, livres blancs, trends book, baromètres du secteur… Tous les contenus pouvant être pertinents pour vos cibles. Partagés en amont du salon, cela vous permettra de vous positionner en expert du secteur mais aussi de faire grandir votre base de contacts en prévision des campagnes emails d’invitation.
• Posts interactifs sur les réseaux sociaux : utilisez des sondages, des quizz ou des défis pour engager votre audience. Par exemple, posez des questions sur les conférences ou les produits qu’ils peuvent découvrir.

N’hésitez pas utiliser les outils à votre disposition pour créer des contenus : l’IA et notamment ChatGPT peut vous faire gagner un temps précieux quand on sait bien l’utiliser.

3. Plan de communication pour un salon professionnel

Pour construire votre plan de communication, n’hésitez pas à utiliser certains outils dédiés à la planification : modèles sur excel, retroplanning,  diagramme de Gantt, ou bien des logiciels spécialisés comment Monday ou Notion.
Voici un exemple de structuration de la communication d’un salon professionnel.

Mise en place d’un plan de communication

8 à 6 mois avant le salon :

• Faites le point sur les canaux et supports de communication préférés de vos cibles. Une bonne connaissance de vos personas vous permettra d’avoir une vision claire sur les meilleurs supports ainsi que les principales problématiques de vos cibles.
• Construisez votre content planning pour anticiper la création de guides ou autres contenus téléchargeables. Accompagnez ces créations par des campagnes emails faisant la promotion de ces contenus.
• Enfin, construisez votre retroplanning de communication en précisant les objectifs, cibles, supports et parties prenantes de chaque action.

3 mois avant le salon :

• Lancez la campagne d’invitation par email avec les premières informations exclusives sur l’événement et un teaser vidéo.
• Commencez à diffuser sur les réseaux sociaux : publiez des articles de blog sur les tendances du secteur, des interviews d’exposants.
  N’hésitez pas à sponsoriser les posts qui génèrent le plus d’interactions, notamment sur Linkedin.
• Identifiez les principaux influenceurs du secteur pour tisser des partenariats avec eux pour booster votre portée.
• Pensez à faire incarner votre marque par un ambassadeur de votre équipe qui postera fréquemment sur les réseaux. Vous bénéficierez ainsi de plus de portée.
• Créez une landing page dédiée sur le site internet de l’événement avec un formulaire d’inscription.
  Cette étape est essentielle : votre LP ne doit pas être une simple page avec un formulaire mais contenir des éléments de réassurance pour donner des raisons à vos visiteurs de venir.
  De plus attention aux formulaires d’inscriptions trop longs ou inefficaces.

> retrouvez nos conseils pour réussir vos formulaires d’inscription

2 mois avant le salon :

• Commencez à partager les contenus et conseils concrets à vos exposants pour qu’ils puissent communiquer sur leur présence et leur stand : plan de communication simplifié, template d’email d’invitation, conseils sur les supports à privilégier, programme des événements qui pourraient intéresser leurs cibles…
• Partager le programme de conférences, ateliers ou cérémonies ainsi que les animations fortes du salon
• Relancez les invitations par email, en intégrant un code promo pour inciter à l’inscription.
• Activez les partenariats avec les influenceurs spécialisés
• Débutez la communication presse avec des communiqués de presse et des interviews d’exposants.

1 mois avant le salon :

• Intensifiez les posts sur les réseaux sociaux : présentez les speakers, dévoilez des démos de produits et annoncez les invités spéciaux.
• Envoyez une nouvelle vague d’invitations personnalisées : les visiteurs continuent de s’inscrire à la dernière minute aussi n’hésitez pas à répéter les relances en J-5, J-1 ou JJ auprès de vos bases qui ne possèdent pas encore de badge.
• Annoncez l’arrivée de l’application mobile dédiée à votre salon pour faciliter l’accès à l’événement.

Dans toutes les étapes de votre plan de communication, nous vous conseillons d’inclure de l’humain : montrez qui incarne le salon, qui le compose, qui sont les speakers, les influenceurs présents…

4. Mesurer la performance : les KPI à connaître

Pourquoi mesurer les résultats ?

Le suivi des indicateurs clés (KPI) vous permet d’évaluer l’efficacité de votre stratégie de communication et d’ajuster vos actions en temps réel. Un suivi précis vous éclaire sur les actions efficaces et celles à optimiser.

Exemples de KPI pour un salon professionnel

• Taux d’ouverture des emails idéalement découpé par type de persona : évaluez l’engagement avec vos invitations et newsletters.
• Nombre d’inscriptions : suivez le nombre de visiteurs ayant confirmé leur présence via le formulaire d’inscription ainsi que leurs sources.
• Leads générés par vos exposants sur leurs stands : mesurez les leads pour vous permettre d’identifier les exposants les plus attractifs de votre événement.
• Engagement sur les réseaux sociaux : analysez le nombre de likes, commentaires, partages et l’utilisation des hashtags.
• Press coverage : recensez le nombre d’articles ou de mentions dans les médias spécialisés.

5. Communication post-événement : ne pas oublier l’après-salon

L’importance du suivi

La communication ne s’arrête pas à la fin de l’événement. Il est essentiel de maintenir le lien avec les participants, une fois le salon terminé, pour maximiser les retombées à long terme, prolonger l’engagement, entretenir la dynamique et préparer les éditions futures.

Conseils pratiques pour la communication post-salon

• Envoi de remerciements : adressez un email de remerciement personnalisé aux visiteurs et aux exposants, accompagné d’un bilan de l’événement.
• Partage des moments forts : publiez les photos et vidéos du salon sur les réseaux sociaux, ainsi que des témoignages de participants.
  Par exemple, si vous avez fait le tour des stands avec vos équipes pour rencontrer vos clients pendant le salon, n’hésitez pas à poster les photos et vidéos qui en résultent sur les réseaux ou votre site. Cela permettra à vos exposants de gagner en visibilité et de maintenir leur engagement envers votre salon. Vous pouvez par exemple suivre un parcours de visite particulier !
• Enquête de satisfaction : recueillez les retours des visiteurs et des exposants pour améliorer les prochaines éditions.
• Teaser pour le prochain salon : créez de l’anticipation en dévoilant les premières informations sur la prochaine édition.
• Revue de presse : valorisez les retombées médiatiques et les articles publiés pour renforcer votre crédibilité auprès de vos partenaires et exposants.

La communication autour d’un salon professionnel doit être planifiée, ciblée et multicanale. En suivant un plan de communication structuré et mesurable, vous maximiserez l’impact de votre événement et en ferez un succès incontournable. Organisateurs de salons, mettez en œuvre ces astuces dès maintenant et préparez-vous à transformer votre événement en une expérience mémorable pour tous les participants ! Retrouvez tous nos conseils pour réussir votre communication post-salon dans notre guide !