Bien se préparer à l’organisation d’événements physiques en Septembre 2020

Alors que les rassemblements de plus de 5000 personnes sont interdits jusqu’au 31/08/2020, de nombreux organisateurs de salons ont reporté leurs événements pour les programmer à partir du mois de Septembre. La crainte d’une deuxième vague de contaminations règne car elle neutraliserait à nouveau la filière pour plusieurs semaines et serait fatale à tout une partie de l’industrie et ses 350 000 emplois. 

A travers les moyens qu’ils mettent en oeuvre pour favoriser les rencontres physiques dans le respect des recommandations des autorités de santé, les organisateurs d’événements ont une responsabilité majeure dans la reprise économique du pays et la lutte contre la pandémie que traverse le monde.

Nous avons rédigé cet article dans le but d’aider les organisateurs d’événements à envisager les dispositifs leur permettant d’accueillir et de mettre en relation des publics tout limitant au maximum les risques de contamination.

Les éléments que nous apportons sont le résultat non exhaustif de discussions avec nos clients organisateurs, mais aussi avec les associations professionnelles rassemblées dans un collectif d’acteurs représentatifs de la filière. Soucieux de donner des gages au gouvernement, de renouer avec la confiance des publics, et d’informer les entreprises de la filière sur les bonnes pratiques, ce collectif a émis un référentiel sanitaire, inspiré de la Charte sanitaire proposée par l’Alliance France Tourisme.

L’ensemble des dispositifs qui ont été envisagés doivent tenir compte des précédentes règlementations qui restent en vigueur, en particulier les Règles de sécurité d’un établissement recevant du public (ERP).

OPTIMISER L’AFFLUENCE LORS DE VOTRE ÉVÉNEMENT

La première étape consiste à définir l’affluence maximum de votre événement et ses différentes zones. Il faut compter 4m2 brut / personne pour “garantir à des personnes présentes simultanément dans le même espace d’évoluer dans le respect des règles de distanciation physique” (voir page 5 du protocole national de déconfinement). La surface brute de votre événement étant son emprise totale intérieure comme extérieure en m2. Vous définissez ainsi les jauges du nombre de participants que vous pourrez accueillir dans des conditions sanitaires satisfaisantes.

Face à cette forte contrainte, vous avez intérêt à utiliser le maximum de moyens pour fluidifier l’affluence sur site :

• Vous pouvez proposer à vos participants de choisir des créneaux de visite dès leur inscription en associant des quotas à chaque créneau, vous maîtriserez au mieux le flux de pré-inscrits souhaitant se présenter le jour J.

• En vous basant sur les statistiques de fréquentation des éditions précédentes vous pouvez identifier les heures creuses et inciter les participants à se présenter à ces moments spécifiques qui sont moins fréquentés d’ordinaire.

• Dans le cas d’un événement avec une zone d’exposition, il est recommandé d’organiser la prise de rdv avec les exposants en amont. Mettre en place des créneaux de visite permet d’éviter la sur-affluence sur un stand donc de garantir les meilleures conditions sanitaires possibles tout en évitant la frustration des visiteurs.

ADAPTER VOS OFFRES AUX NOUVEAUX FORMATS DE RENCONTRES

Inscription
La billetterie en ligne est des plus recommandée dans le contexte que nous connaissons. L’inscription sur site devant être limitée au stricte minimum, vous pouvez mettre en place un formulaire simplifié et adapté au format mobile pour que les visiteurs non-inscrit puissent s’inscrire directement sur leur téléphone le jour J. Vous pouvez afficher des QR codes à l’accueil qui renvoient vers votre formulaire d’inscription afin d’en simplifier l’accès.

Leads web
Le nombre de personnes qui pourront assister aux conférences sera réduit. Pour combler cette baisse, voire toucher davantage de publics, vous pouvez proposer des retransmissions en live sur internet. Potentiellement, ces sessions lives pourront rester disponibles en replay une fois l’événement terminé ce qui générera de nouveaux leads pour vos sponsors, conférenciers, et exposants.

Le débat entre événements physiques VS virtuels a été assez animé ces dernières semaines, mais il semble désormais avéré que le format hybride (physique + virtuel) sera le plus répandu à l’avenir.

“Nous songeons à décaler l’événement de quelques semaines, tout en animant la communauté virtuellement via des conférences et ateliers une fois par semaine avant l’événement. Nous avons également pensé à un système de réservation en amont de places pour assister aux conférences le jour J, dans des box où la distanciation sociale serait bien évidemment respectée. Nous avons également en tête pourquoi pas, de faire porter des masques logotypés BFM, ou d’organiser le plus grand webinar de France !”

Valérie Barjot, Responsable de salons au sein de BFM Business

Leads sur site
Proposez à vos exposants des formules qui les incitent à utiliser leur propre mobile pour scanner les QR codes des des e-badges des visiteurs. Il n’est pas recommandé de proposer d’appareils en location. Vous pouvez par exemple proposer des packs de licences de lecteurs de badges à tarifs préférentiels à vos clients. Dans le cas où vous ayez déjà vendu des prestation de location d’appareils, vous pouvez proposer à vos clients de convertir ce budget en utilisation d’un plus grand nombre de licences. Si vous décidez de maintenir un service de location d’appareils, il faudra bien veiller à désinfecter systématiquement les appareils avant remise et récupération.

DONNER CONFIANCE EN AMONT DE L’ÉVÉNEMENT

Plus que d’accoutumé, vous devez communiquer en amont les informations dont ont besoin vos personnels, visiteurs, exposants et partenaires pour accéder simplement à l’événement tout en respectant les contraintes sanitaires. L’expérience proposée à vos publics doit être soignée. Bien qu’il feront probablement preuve de patience au vue du contexte, ils doivent sentir que vous êtes en maîtrise !

“Regagner la confiance des publics constitue une priorité absolue pour le secteur événementiel” — Lionel Malard, Fondateur d’Arthémuse.

Voici quelques uns des points clefs à prendre en considération pour votre communication :

• Rappelez les gestes barrières à tous vos publics par email.
• Envoyez un QR code d’accès à l’événement dans l’email de confirmation d’inscription (ou en l’absence d’inscription (peu recommandé !), dans l’email d’invitation). Précisez que les participants devront présenter ce QR code pour pouvoir accéder à l’événement et qu’aucune réimpression de badge ne sera possible sur place.
• Incitez les gens à laisser leur(s) valise(s) chez eux ou à leur hôtel.
• Dématérialisez les catalogues, flyers qui peuvent être mis dans un espace personnel sur le site de l’événement, dans une application de l’événement ou encore envoyés par email.
• Engagez vos parties prenantes à relayer toutes ces informations.

PRÉPARER LES LIEUX ET LES PERSONNELS

 La phase de production de l’événement est celle qui concentre le plus d’attention. À juste titre car c’est bien là que se joue le succès de l’événement et la non prolifération de virus (e.g. Covid-19). Voici une liste de points à anticiper en amont de cette phase pour qu’elle se déroule dans les meilleure conditions.

• Désignez un référent risques sanitaires par événement pour le lieu et pour l’organisateur. Sa mission consiste d’une part à s’assurer que les affichages d’informations sont en place (permanents, vacataires et publics) et d’autre part à centraliser les retours d’expériences et nouvelles bonnes pratiques.

• Ayez une procédure de communication auprès de toutes les personnes susceptibles d’avoir été en contact avec une personne contaminée pendant l’événement.

• Établissez ou mettez à jour le protocole de sécurité pour les livraisons, le remettre aux sociétés concernées, adapter l’affichage pour les livreurs.

• Faites respecter par les livreurs les consignes sanitaires les concernant : attente dans la cabine, arrimage seul dans le respect des mesures de sécurité.

• Mettez en place et tenez à jour un dispositif de prise en charge de personnes symptomatiques.

• Signalez les sanitaires, les sens de circulations, les zones d’attentes, les distributeurs de solution hydroalcoolique sur les plans du site, par des fléchage. Rappelez aussi sur des signalétiques les gestes barrières à appliquer.

• Si possible, dédiez les escaliers à la montée ou la descente sinon marquez la séparation au sol et fléchez le sens de circulation.

• Dans les zones de forte affluence (accueil, restauration) marquez le sol par des repères de distance tous les mètres afin que les files d’attente s’organisent le plus naturellement possible.

• Préparez vos salles de conférences dans le respect de la distanciation. Par exemple : 1 siège de salle de conférence / 2 en quinconce permet de respecter 1m de distance. Matérialisez les sièges utilisables dans ces conditions.

• Répartissez les personnels et organisez les temps de pause. Priorisez le retour à domicile pour le déjeuner, le repas seul, à l’extérieur si la météo le permet.

• Imposez la désinfection des mains à l’ensemble des personnels permanents et vacataires dès l’arrivée sur site, avant et après les pauses, et à leur départ.

• Privilégiez le travail côte à côte plutôt que face à face.

• Le partage d’outils doit être proscrit sinon les outils doivent être désinfectés systématiquement en passant de mains en mains.

• Le nettoyage du linge et autres vêtements des personnels au contact des publics doit être réalisé à une température adaptée pour éliminer le Covid-19 (+ de 60°pendant 30min).

ACCUEIL DES PUBLICS

• Lorsque la distanciation risque de ne pas être respectée, installez des écrans en plexiglas. Sinon doter les personnels de visières (ou lunettes), de masque, et de flacon de solution hydroalcoolique pour se laver les mains régulièrement.

• Ne proposez pas d’inscription sur site ou limitez-la à son stricte minimum en incitant les participants à s’inscrire eux-même via leur smartphone.

• Mettez en place un système de contrôle d’accès par lecteurs de QR codes. En l’absence de dispositif sans contact, demandez aux publics de déchirer eux-mêmes les billets.

• Annoncez l’absence du service de vestiaire sur la signalétique de l’événement ou adaptez le service aux mesures barrières (isolation des vêtements les uns des autres, sens de circulation pour les personnels…).

• Mettez en place un système de comptage en temps réel du nombre de visiteurs et limiter l’accès à chaque zone en fonction des jauges que vous avez définies (voir plus haut).

• Indiquez par des écrans les capacités d’accueil, idéalement en temps réel, de chaque zone

Nous aimerions limiter le nombre d’hôtesses et automatiser le plus possible l’accueil avec des impressions automatiques de badges, nous communiquerons massivement pour que les participants viennent avec leur badge sur smartphone. Nous allons bien évidemment compter en temps réel le nombre de personnes présentes dans les halls, et mettrons à disposition des publics du gel hydroalcoolique et des masques.”

Carine Domingues, Salon Who’s Next

EXPÉRIENCE PARTICIPANTS

• Mettez à disposition dès l’entrée et à de nombreux endroits visibles du gel hydroalcoolique et des masques à destination des participants.

• Favorisez le paiement sans contact.

• Proscrivez les accessoires partagés (dépliants stylos etc). Envisagez de dématérialiser tout ce qui peut l’être.

• Laissez le maximum de portes ouvertes dans le respect du Règlement de sécurité.

• Diffusez des messages de rappel des gestes barrières via tous les moyens disponibles (audio, vidéo, notifications, emails, sms…).

• Augmentez la fréquence de nettoyage selon la fréquentation des publics avec une attention particulière aux toilettes publiques : nettoyage des poignées de portes, de chasse d’eau, de robinet, mise HS des sèche-mains à remplacer par des distributeurs d’essuie-mains à usage unique.

Nous conseillerons à nos exposants d’avoir des gants à usage unique disponibles pour que les visiteurs puissent toucher les objets sans risques. Et bien sur, prise de température pour tout le monde, on ne veut rien risquer pour nos exposants et visiteurs !”

Margaux Manzoni, Idice

RESTAURATION SUR PLACE

• Favorisez les espaces extérieurs
  Limitez la manipulation de menus grâce à l’intervention de personnels d’accueil ou la disposition de menus “fixes”.

• Privilégiez les repas assis avec service à l’assiette, sinon multipliez les buffets pour éviter les concentrations de personnes.

• Proposez des solutions dématérialisées pour la sélection des plats en permettant la commande anticipée.

• Disposez les tables pour garder 1 mètre de distance entre les personnes et 1,5 mètres entre les tables. Supprimez les places en vis-à-vis si elles ne respectent pas la distanciation.

• Enfin, les personnels de restauration doivent porter gants, blouse jetable, masque et, en cas de service à l’assiette, porter aussi visière.

…

Nous espérons que cet article vous aura aidé à y voir plus clair sur les dispositifs à intégrer à vos événements dans le contexte de crise sanitaire. Nous sommes de tout coeur avec vous pour la réussite de vos événements et sommes confiants en la capacité d’adaptation de notre secteur !

Nous remercions chaleureusement nos clients et partenaires pour les réflexions menées ensemble. Si vous souhaitez aller plus loin, vous pouvez consulter quelques uns des webinar que nous avons organisés sur engage.eventmaker.com